المقدمه
لوكنت باحثاً عن عمل جديد أو كنت تجرى مراسلات داخل شركتك عن طريق شبكات الإنترنت أوكنت تحاول التقدم والتطور الوظيفى فى مجال عملك فمن الأهميه والضروره القصوى أن تتعرف على كيفيه كتابة أو إرسال رسائل بريد إلكترونى بصوره علميه وأحترافيه
ممكن أن يكون هناك صعوبه فى ذلك لأن معظم الأشخاص متعودون على الطريقه التقليديه فى أرسال رسائل البريد الألكترونى سواءً بين الأصدقاء أو داخل العمل قد يكون الصوره التقليديه مقبوله فى التعامل بين الأصدقاء ولكن قد يكون ذلك غير مقبول فى أرسال الرسائل خلال العمل فيجب أن يكون الأيميل مرسل بصيغه أكثر أحترافيه وبدقه عاليه
متى نحتاج تعلم أرسال الأيميل الألكترونى يصوره إحترافيه
قد يكون هناك أوقات تحتاج فيها الى كتابة رسائل البريد الألكترونى بشكل أكثر دقه ومن ضمن هذه الأختيارات مايلى :-
- عندما تريد أرسال رسائل بريد ألكترونى الى مديرك فى العمل
- عندما تريد أرسال رسائل بريد الكترونى مهنى الى زميلك فى الشركه
- عندما تريد أرسال تقرير الى مديرك
بخلاف ما سبق قد يكون هناك أحتمالات أخرى تحتاج فيها إرسال رسائل البريد الألكترونى بصوره إحترافيه وبشكل عام يجب أن تتعلم الشكل الأحترافى لهذه الرسائل فمن المهم أن تتأكد أن رسالتك دقيقه ومثاليه ولايوجد بها أخطاء سواءً فى خيارات الأرسال أو خيارات تتبع هذه الرسائل الألكترونيه
نصائح عامه لأرسال رسائل البريد الألكترونى بشكل مهنى
يجب أن تراجع الخطوات التاليه عند كتابة البريد الألكترونى أو إرساله فعند تطبيق هذه الخطوات سوف يكون هناك رد فعل وإنطباع إيجابى لدى مستقبل هذه الرساله :-
- عنوان الموضوع
يجب أن يكون عنوان الموضوع مختصر ويشرح بصوره دقيقه الغرض من هذه الرساله . فيمكن أن يكون " تقرير عن مده " أو " طلب مراجعه "
- التحيه
التحيه شئ ضرورى جداً عند أرسال أى رسائل ألكترونيه سواءً قصيره أو طويله فيجب أن تحتوى رسالتك تحتوى على التحيه وتكون مقترنه بأسم الشخص المرسل أليه أو لقبه المتعارف عليه
- طول رسالة البريد الألكترونى
فيجب أن تحاول الأيجاز وعدم الأسترسال فى الكتابه لأن طول الرساله بشكل مبالغ فيه يمكن أن تشتت تركيز القارئ عن المعلومات الرئيسيه فى محتوى الرساله
- الخاتمه
قم بكتابة عبارة شكر أو تقدير ثم كتابة توقيعك مقترن بمعلومات الأتصال الرئيسيه الخاصه بك مثل المسمى الوظيفى الخاص بك أو أرقام تليفونات العمل
أشياء يجب ألا يتم تضمينها فى البريد الألكترونى
- أنماط الخط
يجب الأبتعاد بشكل نهائى عن أنماط الخطوط ذات الزخارف أو الملونه بشكل مبالغ فيه لأنها قد تعمل على تشتيت أنتباه وتركيز المرسل أليه هذه الرساله
- أحرف الكتابه الكبيره
لاتتعامل أثناء كتابتك لمحتوى الرساله بكتابة جميع الأحرف بالصيغه الكبيره لأنها قد تدل على حالتك المزاجيه فتجعل المتلقى قد يشعر بأنك فى وضع مزاجى غير طبيعى
- الرموز التعبيريه
لا يجب أن يتم تضمين رسالتك للرموز التعبيريه بشكل مبالغ فيه فأترك ذلك للرسائل الشخصيه والدردشات وليس للرسائل العمل المهنى
إرشادات عامه عند إرسال أى رسائل بريد ألكترونى بصوره مهنيه
- التأكد من إستكمال كتابة رسالتك
تأكد يصوره نهائيه من إكمال جميع خطوات الكتابه السابقه سواءً عنوان الموضوع أو المحتوى أو توقيع وأسم الراسل ثم أعمل على ملئ خانات الأرسال الرئيسيه مثل المرسل أليه أو النسخه الأضافيه من المرسل ألبهم ولاتنسى من أرسال نسخه مخفيه لنفسك بحيث يكون لديك مجلد لحفظ رسائلك الأساسيه
- التدقيق والمراجعه قبل الأرسال
قبل عملية أرسال رسالة البريد الألكترونى قم بالتأكد من الصيغ الأملائيه والقواعد النحويه وشروط محتوى الرساله التى تم ذكرها فيما سبق
- العمل على أرسال نسخه تجريبيه قبل الأرسال النهائى
قبل أن تقوم على الضغط على زر الأرسال النهائى يمكن أن تقوم بإرسال رساله لنفسك أولاً للتأكد من التنسيق والشكل النهائى للرساله وأنه لايوجد أى أخطاء وبعد التأكد من ذلك فما عليك سوى الضغط على زرإرسال الرساله الألكترونيه
- قم بإرسال نسخه من هذه الرساله لتفسك
قم بإرسال نسخه من الرساله الألكترونيه المرسله لنفسك عن طريق حقل النسخه المخفيه ويمكن أنتجد أيضأ هذه الرساله فى مجلد الرسائل المرسله
- نسق مجلدات برنامج رسائل البريد الألكترونى
تأكد من تنسيقك الجيد لمجلدات وملفات البريد الألكترونى سواءً المرسل أو المستقبل أو الأرشيف داخل برنامج البريد الألكترونى الخاص بك وتأكد أيضاً من الأعدادات الخاصه بهذا البرنامج حتى يسهل من أستعمالك له أو البحث عن الرسائل عند الحاجه الى ذلك فى أى وقت
الخاتمه
فى ظل التطور والتقدم التكنولوجى فى مجال الإتصالات أصيح لاغنى عن تعلم كيفية أرسال بريد ألكترونى بشكل مهنى وأحترافى وبصوره دقيقه سهلة الفهم لدى المتلقى لهذه الرساله فى مجال العمل