المقدمه
يقصد بنظام إجراءات التشغيل القياسيه SOP بأنه مجموعه من العمليات والإجراءات التى يتم توثيقها بشكل منظم عن طريق القائمين عن مؤسسةالأعمال ومن ثم يتم التقيد بها بشكل صارم مما يجعل جميع الأنشطه والعمليات مضمونة التنفيذ بنفس الطريقه دائماً وبهذا لاتحتاج أى إجتهادات شخصيه فى نفس النشاط من العمل ومع ذلك فأن أجراءات الشغيل الموحده قد لاتكون عالية الكفاءه ألا أنها تضمن عدم الخلط فى العمليات والأجراءات وفى نفس الوقت تكون مهمه جداً فى عمليات تقييم الأجراءات والأنشطه داخل الشركه وما قد يحتاج الى تطوير وتحسين ويضمن وجود مقاييس إداء وتقييم لجميع العاملين فى الشركه وفق نظام محدد ومعتدل ومنظم
أهمية إجراءات التشغيل القياسيه SOP
- الإنضباط
عند القيام بإجراءات التشغيل القياسيه يكون هناك عدد أقل من مشكلات العمل ويكون هناك قدر عالى من مراقبة الجوده على الخدمات
- خطأ أقل
سيؤدى تنفيذ إجراءات التشغيل القياسيه الى الحد من الخطأ الذى قد يحدث نتيجة الإجتهادات فى العمل
- عرض نظم العمل المتوافقه
أجراءات العمل المتوافقه تضمن إتباع القواعد واللوائح وتأكد أن الشركه تعمل وفق قواعد ونظام عمل جيد
- المعرفه
يمكن إن تعتبرأجراءات التشغيل القياسيه مصدر للمعلومات والتدريب داخل الشركه أوالمؤسسه
- تعتبر قائمه مرجعيه
حيث أنها وثائق مكتوبه فهى تعتبر قائمه مرجعيه تضمن الأداء الصحيح
- الصحه والسلامه المهنيه
تعمل هذه الإجراءات على تحسين اداء قسم السلامه والصحه المهنيه داخل الشركه لأن هذه الأجراءات تضمن الخطوط العريضه لعمل فى هذه الأقسام
- توفر أمكانيات التطوير والتحسين المستمر
حيث أنها تعمل كعامل مساعد عند أجراء عمليات التطوير المستمر داخل المؤسسه وجعلها أكثر كفاءه وجوده ونشاط
مثال
لوكنت تعمل فى شركه وعند توريد أصناف ومواد خام مطلوبه للتشغيل وبسبب عدم مطابقتها للمواصفات المطلوبه تم رفض إستلامها فأن من الجيد أن تكون هناك قواعد مكتوبه تنظم عملية الفحص والأستلام وأيضاً أجراءات تنظم عملية أرتجاعها للمورد مره أخرى فى حالة رفضها لعدم مطابقتها للمواصفات المطلوبه
كيفية كتاية إجراءات التشغيل القياسيه
- تطوير قائمة عمليات عملك بحيث يتم وصف جميع العمليات عن طريق الموظفين حسب المهام التى يؤدوها ووظائفهم حسب أهداف الشركه
- خطط العمليات عن طريق رسم خطه لسير العمل وفق نموذج خاص عن طريقه يتم وصف جميع الخطواتوالإجراءات
- عرض خطة العمل على الموظفين بعد كتابة تلك الإجراءات يتم عرضها كخطوه ثانيه على الموظفين حتى يمكنك فهم العمليه بشكل عام حيث أنهم من سينفذون تلك الأجراءات
- وثق الأجراءات التى قد توصلت إليها بعد الخطوه السابقه قم بتدوين كل التعليقات فى النموذج الذى أنشأته سابقاً وحدد المسئول عن التنفيذ والأشراف على أجراءات التشغيل القياسيه
- عمليات الرقابه والمتابعه بعد الأنتهاء من توثيق الإجراءات النهائيه يتم عمليات متابعة تنفيذ هذهالأجراءات وفق المطلوب إنجاذه وتعقب هذه الخطوه تحديث الأجراءات لو لزم الأمر الى ذلك
الخاتمه
إجراءات التشغيل القياسيه هى عمليات منفصله مكتوبه وموثقه ترشدنا عن إجراءات القيام بنشاط أوعمليه معينه داخل الشركه أوالمؤسسه وتساعدك على تحديد طريقة السير فى التحسين المستمر ويضمن ذلك إلزام جميع العاملين بالعمل وفق نظام واحد وبنفس النتيجه