المقدمه
فى ظل هذا العصر الرقمى الذى نعيش فيه ومع تطور عمليات معالجة البيانات والمعلومات التى أصبحت من ضمن الضروريات والمخرجات التى يتم إستخدامها فى إتخاذ القرارات الإداريه ومخططات الأعمال داخل الإداره وبالتوازى مع تطوير الوسائل الرقميه المستخدمه فى أرشفة وتخزين وإدارة المستندات والملفات المكتبيه الخاصه بالعمل يتزايد خطر قرصنة تلك الملفات إذا لم يتم حسن إدارة عمليات الأرشفه والتخزين الخاصه بها
وفى ظل هذه التحديات التى قد تواجهنا عند التخطيط لعمليات الأرشفه الرقميه للمستندات قد نضطر الى الأختيار مابين توجهين ألا وهم الإختيار الأول تخطيط الأرشفه الرقميه للملفات عن طريق تحديث البنيه الرقميه الداخليه للشركه مع عمليات إدخال وسائل تكنولوجيه حديثه بالإضافه الى عمليات تدريب الموظفين بالإداره على أساليب الأرشفه الرقميه الحديثه أما الإختيار الثانى ألا وهو اللجوء الى شركات وأطراف خارجيه مختصه بهذه الإجراءات والعمليات
- أهمية الإرشفه الرقميه لملفات ومستندات العمل داخل الشركه
فى ظل هذا التقدم السريع والمتلاحق فى مجالات التكنولوجيا الرقميه فأن أهمية القيام بأرشفة الملفات الداخليه للشركه بشكل رقمى تكمن فى الأتى :-
- خفض تكاليف التخزين التقليديه عن طريق توفير أرفف حفظ الملفات الرقميه ومصاريف صيانتها ومصاريف شراء الأدوات المكتبيه المرتبطه بها
- توفير وقت وجهد القائمين على إدارة هذه الملفات داخل إدارات الشركه
- سرعة إستدعاء البيانات والمعلومات والأرقام التى تم تخزينها عند الحاجه إليها
- توفير مساحات العمل المكتبيه عن طريق الإستغناء عن الوسائل التقليديه التى كانت تستخدم لحفظ الملفات الورقيه
- إمكانية التخزين طويل المدى لهذه المستندات دون الخوف عليها من التلف والضياع
- المقصود بعمليات الأرشفه الرقميه لمستندات العمل
ويقصد بها عمليات وإجراءات تحويل المستندات الورقيه المطبوعه الى صوره رقميه عن طريق مسحها ضوئياً ثم تخزينها على وحدات التخزين الخاصه بالحواسب الأليه لحين الحاجه إليها وذلك بعد معالجتها وتكويدها فى ملفات ومجلدات حسب الكلمات الدلاليه الخاصه بها والتى يمكن البحث عنها عن طريقها
فإذا كانت شركتك تستخدم ملفات ورقيه كثيره وتحتاج الى سرعه فى البحث عن هذه الملفات فإن من أفضل هذه الممارسات هو حفظ وتخزين هذه الملفات الإداريه بشكل رقمى إلكترونى
- الوسائل المساعده لعمليات الأرشفه
- أمن وحماية الملفات الرقميه - فى معظم الشركات والمؤسسات التى تقوم بممارسات التخزين الرقمى للملفات على الحواسب الأليه فإن العمل الداخلى بها يحتاج الى الأشتراك فى الخدمات الخاصه بشبكة المعلومات الأنترنت وهذا يعرض ملفات الشركه التى تم أرشفتها وتخزينها الى الأختراق والقرصنه والمهاجمه بالإضافه الى أمكانية وقوع مثل هذه الملفات تحت أيدى موظفين بالشركه غير مسموح لهم بالإطلاع على هذه الملفات فكان من الضرورى لمواجهة مثل هذه القيام بعدة إجراءات للحمايه قد يكون منها اللجوء الى بعض برامج الحمايه من الإختراق والفيروسات الموثوق بها بالإضافه الى إنشاء كلمات مرور قويه يتم منحها للمسموح لهم بإستخدام مثل تلك الملفات وحسب المستويات الوظيفيه لهم
- إجراءات التكويد وإنشاء كلمات دلاليه للبحث - نتيجة للكم الضخم للملفات التى تعمل بعض المؤسسات والشركات على تخزينها وحفظها على وحدات التخزين الداخليه كان من الضرورى البحث عن ممارسات وإجراءات تساعد على سرعة إسترجاعها وعرضها مره أخرى عند الحاجه أليها ومن ضمن هذه الممارسات هى إنشاء أكواد مميزه لهذه الملفات والمجلدات يتم إنشاء فهارس خاصه بها بالإضافه الى إنشاء كلمات دلاليه فريده لهذه المستندات تسهل من عمليات البحث عنها
- العقبات التى قد تواجه المؤسسه عند القيام بعمليات أرشفة مستندات العمل الخاصه بها
قد تواجه الشركه أثناء عمليات الأرشفه عدة عقبات وتحديات يمكن أن نذكر منها الأتى :-
- إذا لم يتم حسن إدارة حفظ وتخزين هذه الملفات الرقميه وفق نظام علمى موثوق فأنه قد نواجه صعوبه فى عمليات إسترجاع تلك المستندات
- عدم وجود العنصر البشرى المدرب على القيام بمثل هذه الإجراءات
- ضعف البنيه الرقميه الموجوده فى الشركه وقلة البرامج المعتمده التى يمكن اللجوء إليها
- تزايد أعداد الملفات الورقيه الموجوده بالشركه وعدم القدره على تحديد ماهو مهم لوضعه فى أولويات الأرشفه
الخاتمه
فى الفتره القليله القادمه وفى ظل نمو وتطور إستخدام الذكاء الإصطناعى فى شتى مجالات ونواحى الحياه فإنه سوف يتم اللجوء الى الذكاء الإصطناعى فى إجراءات حفظ وأرشفة وتخزين الملفات والمستندات الورقيه وتحويلها الى ملفات ومجلدات رقميه وفى ظل إستخدام التكنولوجيا الحديثه سوف تساعد مثل هذه التكنولوجيا الى تطوير إدارة الملفات الرقميه