المقدمه
تعتبر عمليات فحص وإستلام المواد والعناصر المورده للشركه يناءً على خطط التوريدات وإحتياجات الإنتاج أو إحتياجات التخزين للبيع هى أولى الخطوات للسماح لتلك المواد بالدخول الى مخازن ومستودعات الشركه ومن خلال هذه العمليات يتم التأكد من سلامة هذه المواد والمنتجات ومطابقتها للمواصفات القياسيه التى حددتها الشركه قبل التوريد والمدرجه فى خطط التوريدات أو فى طلبات الشراء والتى تم أرسالها الى المورد خلال أوامر الشراء التى قام بإستلامها
وفى تلك العمليه يتم أولاً أستلام هذه المواد من الموردين المعتمدين تحت الفحص وذلك لحين إستلامها بشكل نهائى أو رفض قبولها وذلك بعد إجراء عمليات الفحص النهائيه والتى على أساسها سوف يتم إتخاذ القرار المناسب ويتم ذلك عن طريق نموذج مخصص لذلك يسمى نموذج الفحص والأستلام ويتم تصميم هذا النموذج حسب رؤية الشركه وإجراءات العمل الخاصه بها وهو بصفه عامه يجب أن يدرج به تاريخ طلب المنتج وتاريخ التوريد وتاريخ الفحص بالإضافه الى رقم طلب الشراء ورقم أمر الشراء والتوريد ويمكن أيضأ أن يذكر به رقم فاتورة البيع وفى محتواه يدرج به كود التخزين للصنف والكميه المورده والوحده والكميه المفحوصه والكميه المقبوله والمرفوضه وأسباب الرفض والتعليق لووجد أى ملاحظات أرادت لجان الفحص ذكرها وأخيرأ يتم أعتماد هذا النموذج عن طريق لجان الفحص المعتمده ورئيس لجان الفحص وأمين المخزن المسئول ومديرإدارة عمليات التخزين
لجان الفحص - " هى لجان رئيسيه ولجان فرعيه يتم تشكيلها عن طريق الإدارة التنفيذيه للشركه وهى تتكون من مجموعه من الأعضاء العاملين داخل الشركه متعددى الأختصاصات أو المهنيين ويتم تشكيلها عن طريق قرار أدارى معتمد ويمكن أيضاً إسناد مهمة الفحص المذكوره الى شركات فحص خارجيه معتمده وذلك حسب الرؤيه العامه للمؤسسه
- أنواع إستلام المواد والمنتجات
فيما يلى أنواع وتقسيمات إستلام المواد والمنتجات التى يتم توريدها للشركه
- الأستلام على دفعات والإستلام على دفعه واحده - عملية الإستلام على دفعات هى تلك العمليه التى يتم إستلام الأصناف الموجوده فى أوامر التوريد على أساس دفعات معينه يتم تحديدها عن طريق إدارة سلاسل الإمداد والتوريد بالشركه بناءً على كميات محدده وتواريخ توريد متفق عليها وذلك تماشياً مع أماكن التخزين ومستودعات الشركه أو وفقاً لخطط الإنتاج أو لطبيعة وخواص تلك المواد ويتم سداد مستحقات الشركه المورده على دفعات سداد متفق عليها أو على دفعه واحده أما عملية الإستلام على دفعه واحده هى تلك العمليه التى يتم إستلام الإصناف الموجوده فى أمر التوريد على أساس دفعه واحده وفى الغالب يتم ذلك للأصناف والمواد التى يتم توريدها من الخارج وذلك توفيرأ للنفقات الخاصه بإجراءات التوريد والنقل والشحن
- الإستلام تحت الفحص والإستلام النهائى - الإستلام تحت الفحص ويقصد به عملية إستلام الأصناف والمواد بصوره مبدئيه لحين إتمام عمليات الفحص والإجراءات المتعلقه بذلك ويمكن خلال هذه العمليه أخذ عينات لإختبارها معملياً لبيان مدى مطابقتها للمواصفات المطلوبه من عدمه أما عملية الإستلام النهائى فتتم بعد فحص المواد والمنتجات المورده وعند التأكد من جودتها وسلامتها أعتماداً على المواصفات المطلوبه يتم تسليمها لأمين المخزن والمستودع المسئول لإتمام تخزينها حسب نوع ومواصفات هذا الصنف وبصفه عامه - يتم إستكمال باقى إجراءات الإضافه والإستلام بعد عمليات الفحص النهائى ثم تسجيل هذه الأصناف حسب الكميات المورده فى السجلات اليدويه أو الحاسب الألى وبناءً على إجراءات العمل المعمول بها داخل مستودعات ومخازن الشركه وذلك إعتماداً على إذون الإضافه والإستلام والسؤال هنا لماذا يتم الإستلام تحت الفحص ؟ ويتم ذلك إعتماداً على طبيعة وخواص المواد المراد توريدها وذلك لإعطاء فرصه لعملية تحليلها معملياً لبيان حالتها - فى حالة المعدات الإلكترونيه أو الكهربيه التى قد تحتاج الى إختبارها بعد تجمبعها وتجربتها خلال فتره زمنيه محدده - بناءً على طبيعة وتشكيل لجان الفحص ومدة إستدعائها للحضور لإتمام عمليات الفحص
- الأستلام من مورد محلى أومن مورد خارجى ( أصناف مستورده ) - يختلف إستلام المواد والمنتجات فى كلتا الحالتين فبالنسبه للمواد المورده محليأ تختلف عن المواد المستورده من حيث وسائل النقل والشحن والتوصيل والعبوات والحاويات الخاصه بها وإيضاً وسائل التأمين التى تختلف فى كل حاله ومن حيث تكلفة عمليات النقل أيضأ وتختلف المستندات الخاصه التوريد فى كلتا الحالتين
- الإستلام قبل ميعاد التوريد - وهى أن يقوم المورد بتسليم المواد والمنتجات الى الشركه قبل ميعاد التوريد المتفق عليه بين الطرفين والمحدد فى أوامر التوريد والشراء وذلك نتيجه لظروف خاصه بالمورد أو الشركه المستلمه وذلك قد يحدث لوجود طلب زائد أو مفاجئ من الشركه قبل الميعاد المحدد أو حسابات داخليه خاصه بالمورد وطبيعة المواد المورده
- الخطوات وإجراءات إستلام المواد والمنتجات
يقوم المورد بإحضار الكميات المذكوره فى أمر التوريد حسب مواعيد التوريد المحدده سابقاً ثم يقوم بتسليمها لمسئول الإستلام والتخزين بمخازن ومستودعات الشركه ليقوم أمين المخزن المختص بعمل الإجراءات الأتيه
- التأكد من مواصفات المواد المستلمه والتأكد من كمياتها ووزنها وايعادها ومقارنة ذلك مع أوامر التوريد ومستندات التسليم المرسله عن طريق المورد
- التأكد من الشكل الظاهرى لهذه المواد لبيان وجود أى توالف نتيجة عمليات الشحن أو التداول
- التأكد من تواريخ الصلاحيه والأنتهاء الخاصه بالمواد والأصناف التى لها فترة صلاحيه ويجب أن تكون فترة الصلاحيه المتبقيه من 70 % ألى 75 % من أجمالى مدة صلاحية هذه الأصناف
- تحرير نموذج إستلام مبدئى تحت الفحص وتسليمه للمورد ولجان الفحص المعتمده لحين إتمام عمليات الفحص والإستلام النهائى وذلك لكى يتم تحديد تاريخ ورود الأصناف وأيضاً عن طريقه يتم إعلام لجان الفحص للحضور لإتمام عمليات الفحص النهائى وعن طريق يتم أثبات الكميات والأصناف المورده لعدم الخطأ وأيضأ تكمن أهمية هذا النموذج فى حفظ حقوق المورد والشركه بصوره واضحه ويتم تحريره وإعتماده بوجود مندوب المورد مع تسليم أصل النموذج للمورد ونسخه منه الى إدارة التوريدات بالشركه ونسخه أخرى الى لجان الفحص والنسخه الأخيره يتم حفظها بالمستودع
- يتم إبلاغ المورد بموعد عملية الفحص النهائى وبعد إتمام إجراءات الفحص بتم إستلام الأصناف والمواد المذكوره على نموذج إستلام وإضافه نهائى وذلك بناءً وإعتمادأ على نموذج الفحص والإستلام المعتمد من لجان الفحص والأدارات المعنيه
- بعد عمليات وإجراءات الإضافه يتم تسجيل هذه البضاعه فى سجلات القيد الخاصه بكل صنف بناءً على كميته وصنفه وكود المخزن الخاص به ووحدة قياسه أو وزنه
- يتم تخزين هذه الأصناف فى الأماكن الخاصه بها فى مستودعات ومخازن الشركه ويتم تخزينها بناءً على طبيعتها وخواصها ووزنها ووسائل تأمينها وسلامتها والمحافظه عليها وذلك حسب إجراءات الحفظ والتخزين القياسى المعمول بها داخل الشركه
الخاتمه
بصفه عامه يجب أن يتم تشكيل لجان الفحص من أعضاء فنيين وأعضاء من الإدارات المعنيه وعضواً من الإداره الطالبه ويمكن أن يتم إبلاغ المورد لحضور عمليات الفحص النهائى فى الوقت المحدد ثم يتم تحرير نماذج الإستلام النهائى وذلك إستعداداً لتخزينها فى المستودعات حسب إجراءات التخزين لحين الحاجه أليها فى التشغيل أو البيع