المقدمه
فى بعض المقالات السابقه قد تناولنا عمليات التخزين من حيث تصميم المخازن والمستودعات والهدف منه وهو الإستغلال المثالى لجميع المساحات التخزينيه المتوفره مع المحافظه على المخزون فى ظل توفير وسائل الأمان والسلامه والصحه المهنيه وعمليات التحسين المستمر والتى تعتمد على أسس وقواعد ثابته لتطوير الأداء العام لإدارة المخازن والتحديات التى تواجهنا أثناء تصميم المستودعات وفى هذا المقال سوف نستكمل دراسة عمليات التخزين من ناحيه أخرى وهى متعلقه بعمليات الرقابه ومراقبة المخزون وعمليات تخطيط التخزين فهيا بنا
- عمليات التخزبن
ويقصد بالتخزين هو القدره على الإحتفاظ بمستويات محدده من العناصر والسلع والمواد الخام سواءً الأوليه أو تحت التشغيل أو منتجات تامة التصنيع وذلك لفترات زمنيه معينه مع العمل على إتباع أليات تخفيض تكاليف التخزين مع القدره على إتخاذ بعض القرارات الإقتصاديه المهمه فى مجال النشاط الإستثمارى للشركه حيث يمثل المخزون من المواد جزء ذو قيمه كبيره من رأس مال المؤسسه يجب أن نقارن بينه وبين بعض الإنشطه الإستثماريه الأخرى التى تقوم بها الشركهوبصفه عامه يجب على كل المؤسسات الإقتصاديه التى تقوم بعمليات التخزين أن تأخذ بعض الوقت فى متايعة والرقابه على المخزون مع العلم بان عمليات المراقبه لا تتركز فى الرقابه على الكميات فقط أو قيمة الأصناف فقط بل يتعدى الأمر ذلك وصولاً الى مراقبة الأصناف المحفوظه فى المستودعات المختلفه مع المحافظه على عدم تكدس وركود الأصناف أو قلة بعض الأصناف مما يسبب مشاكل فى تأخير مواعيد الإنتاج
- زيادة وتكدس المخزون له عدة أسباب من أهمها
- عدم التخطيط الجيد للتوريد فى الأوقات والمواعيد المناسبه - وعدم القدره على تطوير أداء التخزين وعدم إستخدام أليات عمل حديثه وبرامج الحاسبات الخاصه بإدارة ومراقبة عمليات التخزين مع عدم القدره على تحديد حدود ومستويات المخزون المختلفه ومنها الحد الأدنى - وهو كمية صنف معين من المخزون والذى يجب أن لا تقل عن مستوى محدد وهى الكميه التى يجب توفرها فى المستودعات لمواجهة أخطار ومشاكل تأخر التوريد فى المواعيد المخطط لها وفى بعض الأحيان تقدر بعض الشركات هذه الكميه بما يوازى إستهلاك من ثلاث الى أربع شهور للأصناف المورده محلياً وما يعادل إستهلاك خمس شهور للأصناف المراد توريدها من الخارج حد إعادة الطلب - وهى تلك الكميه من الأصناف المخزنيه والتى عند الوصول إليها يتم البدء فى إجراءات الطلب والتوريد حتى يتم الوصول بالمخزون الى المستوى الأعلى وقد يمكن تقديره بما يعادل إستهلاك ستة شهور من الصنف المطلوب توريده من المورد المحلي ومايعادل تسع شهور من الصنف المطلوب توريده من الموردين من الخارج الحد الأعلى أو الأقصى - ويقصد به أعلى كميه يمكن تخزينها من صنف محدد وفى حالة زيادة كميات المخزون عن هذا الحد يسبب تكدس المخزون وتلفه فى بعض الأحيان
- عدم التواصل النشط والفعال بين إدارات الشركه - وهذا قد يسبب عدم القدره على تنسيق عمليات الشراء والطلب لعدم وجود همزة وصل بين الإدارات التى تقوم بالتخطيط الخاص بعمليات الشراء والإدارات التى تقوم بتنفيذ إجراءات التوريد مما يؤدى الى عدم توافر المعلومات والبيانات التى تساعد فى ذلك
- الطلب أكثر مما يلزم أو الطلب العشوائى - الغير مدروس من الإداره الطالبه وذلك تخوفاً منها وعدم الثقه فى القدره على التوريد فى الأوقات المناسبه أو عدم كفاءة العناصر البشريه التى تعمل بها وعدم إستطاعتهم تحليل البيانات المتاحه والخاصه بالمخزون
- عدم تقنين وفرز وإستبعاد المخزون التالف والراكد - وهذا يؤدى الى الحساب الخطأ عند تخطيط الطلب أوالتوريد بناءً على معلومات غير دقيقه وغير واضحه
- توقف الشركه عن إنتاج سلعه معينه أو توقف خط إنتاج معين - وهذا يؤدى الى ركود فى الأصناف التى تستخدم لإنتاج هذه السلعه أو قطع الغيار الخاصه بخط الإنتاج المتوقف
- التطوير والتحديث المفاجئ لتصميم سلعه أومنتج أو تغيير مواصفاته - وهذا يؤدى أيضاً الى ركود وتكدس الأصناف المستخدمه فى عمليات إنتاج هذا المنتج
- عدم التصميم الجيد للمستودعات والمخازن - ويسبب ذلك صعوبة البحث عن عنصر معين من عناصر المخزون وعدم القدره على إيجاده فى بعض الأحيان مما قد يؤدى الى نسيانه وتلفه فى حالة المواد الحساسه أوالتى لها تواريخ صلاحيه محدده
- أنواع زيادة المخزون
- قطع الغيار والمعدات التى تزيد عن حاجة العمل - وهى كما ذكرنا تزيد عن المستوى الأعلى للمخزون وهذا النوع يمكن إدارته عن طريق أمكانية إستغلاله فى بدائل لطبيعة عمله الأصلى
- الرواكد من قطع الغيار والمعدات - وهى تلك الكميات الزائده من هذا الصنف ولم نستطيع حسن إدارتها فيتحول من أصناف زائده عن الحاجه الى أصناف راكده ومنها الأصناف التالفه ومنتهية الصلاحيه وهذه الأصناف الراكده يمكن إستغلالها فى مجالات أخرى
- التوالف من الأصناف والمهمات - عندما تتغير مواصفات وخواص بعض المواد المخزنيه نتيجة عدم إستخدامها خلال فترات زمنيه محدده أو التخزين الغير مناسب لها فأنه تتحول الى توالف وقد يمكن أستغلالها فى منتجات أخرى قليلة الجوده
- العوادم من الأصناف التى يتم تخزينها - وهى تلك الأصناف كما ذكرنا فى البند السابق والتى تغيرت خواصها وصفاتها نتيجة طول فترة التخزين بخلاف أنه لايمكن إستغلالها فى مجالات أخرى داخل الشركه ولكنه يمكن البحث لها عن مجالات أخرى خارج الشركه
وبصفه عامه - يجب على أى شركة يكون لديها رؤيه مستقبليه واضحه أن تقوم بتحديد مايسمى بالمخزون الإستراتيجى من الأصناف وذلك عن طريق لجنه فنيه متخصصه يكون لديها مسئوليات تساعدها على القيام بهذا الإجراء
- والسؤال الذى يواجهنا أثناء عملنا على إدارة عمليات التخزين هو كيف يمكننا تحديد الزياده والرواكد من المخزون وأيضا الأصناف التى يمكننا الإستغناء عنها
ويمكن تحديد ذلك فى حالة توافر المعلومات والبيانات التى يمكن العمل على تحليلها حتى نستطيع الوصول الى النتائج المطلوبه عن طريق حساب معدلات الإستهلاك وكما ذكرنا فيما سبق أيضأ ضرورة تحديد حدود المخزون الثلاثه وهى حد الطلب والحد الأعلى والحد الأدنى والتعرف على الأصناف سريعة الحركه والدوران وأيضاً الأصناف بطيئة الحركه وأيضاً الأصناف الإستراتيجيه من المخزون مع العمل على إدراك نقاط القوه ونقاط الضعف والتحديات التى قد تواجهنا أثناء قيامنا بالإحتفاظ بالمخزون
- طرق معالجة المخزون الراكد والمخزون الذى يزيد عن حاجة العمل
- البحث عن مجالات عمل بديله لهذه الإصناف داخل الشركه أو خارجها
- يمكن عرض بعض هذه الأصناف للبيع مع البحث عن أعلى سعر لها
- يمكن إعادة إرتجاعها للموردين لو أمكن ذلك
- محاولة عرضها للبيع بعد تسوية الموقف الجمركى لها فى بعض الأصناف المستورده بنظام جمركى معين
- طرق تقليل مستويات المخزون الراكد والزائد عن الحاجه
- مراقبة الأصناف بصفه دائمه مع متابعة الحدود الثلاثه للمخزون بناءً على البيانات والإجراءات المتبعه بالشركه
- التوريد عند الحاجه فقط مع الحد من الشراء والطلب العشوائى الغير مدروس
- التدريب المستمر للعناصر البشريه العامله فى إدارة المخزون على البرامج وأليات العمل الحديثه للرفع مستوى أداؤهم العام
- التنبوء المستقبلى المدروس لمواجهة التعديل المفاجئ فى تصميم السلع والمنتجات أو تغيير خطوط الإنتاج
- المتابعه الجيده ومراجعة الكميات المذكوره فى طلبات الشراء مع الأصناف المتوفره بإدارة المخازن وأيضاً الأصناف التى يمكن إستغلالها كبدائل
- التنسيق الجيد بين مسئولى إدارة التخزين والإدارات الأخرى المعنيه بالطلب من المخزون بغرض إستغلال إستخدام بعض الأصناف كبدائل لإصناف أخرى
- التوجيه المستمر للعاملين بهدف المحافظه على المخزون وتطوير أنشطة التخزين بصفه دائمه
- تكوين قواعد للبيانات والمعلومات الخاصه بالمخزون مع التأكيد على دقة البيانات التى يمكن الحصول عليها
- إختيار العناصر المناسبه التى لديها القدره على أعمال التخطيط والرقابه
- العمل على إنشاء شبكة ربط داخليه بين الإدارات المعنيه بالمخزون
الخاتمه
يجب على أى شركة يكون لديها رؤيه مستقبليه واضحه أن تقوم بتحديد مايسمى بالمخزون الإسترتيجى من الأصناف وذلك عن طريق لجنه فنيه متخصصه يكون لديها مسئوليات تساعدها على القيام بهذا الإجراء