المقدمه
فى العصر الحديث والذى أصبح فيه الوقت على مستوى عالى من الأهميه فى مجالات العمل المختلفه حيث بات ذلك تحدياً أمام الموظفين والمديرين فى كل المستويات الإداريه حيث أن معظم المؤسسات التجاريه والإقتصاديه تعتبر الوقت مؤشرأ ذا أهميه كبيره للقيام بأعمال جديده وتطوير الأعمال القائمه . إن المدير الإدارى اليوم لايفكرفى تنظيم وقت العمل اليوم بل الأمر قد تعدى ذلك وأصبح تنظيم أجندة الوقت فى المستقبل ذى أهميه كبيره حيث أن إستثمار الوقت جزء لايتجزء من عوامل الإستثمار المختلفه
إن إدارة الوقت عامل مهم لنجاح الأعمال والأنشطه على حد سواء فكل شخص قد يمتلك نفس الوقت ولكن الإختلاف هو كيف يدير ويتعامل هذا الشخص مع الوقت الذى يمتلكه والوقت الذى يمر دون الإستفاده منه لايمكن عودته مره أخرى لذا وجب على الجميع وبالأخص العاملين والمهتمين بالتجاره والإداره التدريب على أليات وممارسات إدارة الوقت بكل فاعليه .
إن إدارة الوقت يعتبر أحد العناصر المهمه والتى تشترك بين مهام وعادات رواد الأعمال والإداريين ويقصد به كيفية قضاء وقتك وماهى النتيجه من ذلك وإدارة الوقت من المهارات الشخصيه التى يمكن تعلمها والتدريب عليها عن طريق طرق تعليميه متعدده
- المقصود من مفهوم أدارة الوقت
العمليات الإداريه داخل الشركات والمؤسسات الإقتصاديه تحتوى على عدة مهارات هامه تتكامل فيما بينها لنجاح هذه العمليات ومن ضمن هذه المهارات مهارات التخطيط ومهارات الإستماع و ومهارات القدره على إتخاذ القرارات ومهارات التفويض
إن هناك عدد من الأسس والقواعد التى تعتمد عليها مهارة إدارة الوقت تلك الأسس تتطور بصفه دائمه كنتيجه للبحث فى تقييم وقياس تلك المهاره المهمه والدراسات المتعلقه بهذه الإنشطه وتلك القواعد والأسس تخضع بصفه مستمره الى التحديث والتقييم والمراجعات بغرض تطويرها .
- وفى هذا الصدد فإننا نذكر لكم بعض الأسس المهمه التى تعتمد عليها مهارة إدارة الوقت
- المهارات المرتبطه بالتخطيط - يقصد بالتخطيط تحديد الأهداف والرؤيه المستقبليه للمؤسسه مع الإهتمام بالنواحى التنظيميه فى ظل تكامل العناصر البشريه والعناصر الماديه . أما تخطيط إدارة الوقت فالمقصود منه كيف يستطيع الفرد إستخدام الوقت المتاح له الأن وكيف تكون رؤيته المستقبليه لإستخدامه فى المستقبل وحيث إن البعض لايشعرون كبف يمر وقتهم ولكن هناك البعض الأخر حاول التغلب عل ذلك عن طريق إستخدام مفكره ورقيه يدون بها بعد المهام اليوميه التى يقوم بها أو بعض المهام التى يريد القيام بها فى وقت لاحق بشكل يدوى أو بشكل رقمى حيث توجد بعض التطبيقات الرقميه الخاصه بذلك . أ- تحليل الوقت - هو إحد العناصر المهمه المرتبطه بمهارة إدارة الوقت وذلك عن طريق تدوين الأنشطه والمهام اليوميه على فترات زمنيه محدده وذلك بغرض تدريب المديرين عن كيفية إستخدام وقته وتنظيمه والإختيار بين الطرق البديله لإستخدام هذا الوقت ويتم تحليل الوقت عن طريق جمع البيانات التى تم تدوبنها على فترات زمنيه محدده ومن ثم يحدد المدير الوقت الذى تم إستقطاعه من الوقت الأصلى أوالتحديات اليوميه التى قد أثرت فى ضياع المزيد من الوقت اليومى للمدير أو الممارسات الخاطئه التى قد أضاعت الكثير من الوقت المتوفر لعدم وجود تخطيط واضح . ب-التخطيط اليومى - مما لاشك فيه أن عمليات التخطيط اليومى من أهم عناصر التخطيط الشامل فلابد من عمل خطة عمل يوميه يمكن أن نعتمد عليه قبل بداية النشاط اليومى بحيث تتوافق تلك الخطه مع الأهداف العامه التى نريد الوصول إليها وحتى يتم الإستغلال الأمثل للوقت حيث أن التخطيط الغير موفق من ضمن أسباب الفشل الإدارى أو الإداره الفقيره حيث أن التخطيط الفعال سوف يوفر الكثير من الوقت الضائع وهذه الخطه تتكون من قوائم بالأعمال المستقبليه التى يجب القيام بها وفق جدول زمنى محدد بشكل واضح ودقيق يتم تنفيذ المهام المطلوبه خلال الفتره الزمنيه المذكوره والمحدده . وعند القيام بهذه الخطه يجب تحديد أولوياتك وترتيبها ثم قم بالعمل على تنفيذها ج- القيام بالإعمال بناءً على الأولويات - يجب عند القيام بالمهام أو الوظائف التى تحتاج الى تنفيذها أن تقوم بها بناءً على أهمية كل مهمه بالنسبه لك ووفق الزمن المحدد للقيام بتلك المهمه ويمكن تحديد أولويات العمل عن طريق بعض الطرق المهمه والمستخدمه فى ذلك فمنها تصنيف الأعمال كالأتى هام وعاجل - هام وغير عاجل - غير هام وعاجل - غير هام وغير عاجل وبالتالى يمكن تقسيمها الى مهام وأعمال يمكن تفويضها للغير وأعمال ومهام يجب القيام بها بنفسك وفق أهميتها والحاجه الى سرعة تنفيذها .
- المهارات المرتبطه بالتنظيم - يقصد بعمليات التنظيم هوقدرة المدير على حسن إستخدام وقته ومراجعة أولويات العمل وتقييم إداء كل مهمه قام بإنجازها وهل تمت فى الزمن المحدد أم أخذت وقت أكثر من اللازم وذلك حتى يصبح أكثر فاعليه فى إدارة أنشتطه اليوميه ويمكن بناءً على ذلك تقسيم تنظيم الوقت وفق الأتى ا- تفويض الأعمال - إن عملية تفويض المهام يجب أن يتم وفق مسئوليات كل مدير وذلك بهدف توفير وقت المدير للقيام بالمهام الإداريه المهمه ويتم ذلك أولاً بتحديد الأعمال حسب أهميتها والزمن المطلوب للقيام بها ومن ثم يمكن تحديد أى من هذه الأعمال يمكن إسنادها لشخص أخر لكى يقوم بها لتوفير وقت المدير للقيام بأعمال أخرى تكون أكثر أهميه لايمكن إسنادها لشخص أخر للقيام بها ويجب أن يتم ذلك بناءً على التوصيف والمسئوليات الإداريه لوظيفة الشخص المراد تفويضه ب- تقسيم الأعمال وذلك عن طريق تجميع الأعمال المتشابهه فى أقسام محدده فى خطط الأعمال اليوميه التى نريد القيام بها ج- مواجهة التحديات - من الجيد فى عمليات إدارة الوقت أن يمكننا مواجهة بعض التحديات التى قد تؤثر على تنفيذ الأنشطه والأعمال التى قمنا بالتخطيط لها والعمل هلى حل المشكلات المتعلقه بالقدره على تحقيقها بفاعليه وذلك عن طريق القدره على تنظيم إجتماعات العمل بشكل منظم وإدارة المكالمات الهاتفيه مع أخذ الوقت المناسب للراحه والتفرغ للتفكيرالإبداعى وهذا سوف يؤدى الى فاعلية إدارة الوقت ج- البعد عن أعمال الروتين - يجب البعد عن الأعمال التى نقوم فيها يومياً بصوره روتينيه يمكن الإستغناء عنها لأنها ليست ذات قيمه أو أهميه وبحد أدنى يجب التقليل منها وهذا سوف يؤدى الى الإستخدام المثالى للوقت والأعمال على حد سواء وجدير بالذكر أن الأعمال والمهام الروتينيه يقصد بها مهام صغيره متكررة الحدوث فى أوقات كثيره .
- المهارات المرتبطه بالرقابه - إن مهارات الرقابه والمتابعه هى مهارات تتبع عمليات التخطيط والتنظيم حسب الأهداف والقواعد المستخدمه فى التخطيط والتنظيم حيث أن الرقابه هى من المهارات الأساسيه فى العمل الإدارى وذلك حتى نصل الى تحقيق الأهداف كما هومخطط لها وبشكل أكثر فاعليه ونشاط . ويقصدبها عمليات مقارنة الأهداف مع الزمن المحدد لتنفيذها وإيضاً العائد من الإستثمار المتعلق بتلك الأهداف مع القدره على التعديل وفق الإحتياجات والظروف المحيطه ومهارات الرقابه تتكون من أ- عمليات التنفيذ والمتابعه ويقصد بها مقارنة النتائج التى قمنا بالوصول إليها مع الخطه التى قمنا بتنفيذها ب - إعادة تحليل النتائج - يجب إعادة تحليل النتائج مره كل فتره زمنيه محدده لكى نضمن إستمرار الإبتعاد عن العادات التى تضر العمل وتهدر الوقت وحتى لا يعود المديرين الى بعض الممارسات الغير مفيده
الخاتمه
إدارة الوقت يعتبر أحد العناصر المهمه والتى تشترك بين مهام وعادات رواد الأعمال والإداريين ويقصد به كيفية قضاء وقتك وماهى النتيجه من ذلك وإدارة الوقت من المهارات الشخصيه التى يمكن تعلمها والتدريب عليها عن طريق طرق تعليميه متعدده