المقدمه
فى المقاله السابقه قد تناولنا بالشرح دراسة إدارة المخازن والمستودعات داخل الشركه من حيث مفهوم إدارة المخازن وأهمية عمليات التخزين داخل الشركات وفوائدها المختلفه والشروط التى يجب أن تتوافر فى عمليات التخزين وأهداف عمليات التخزبن وفى هذه المقاله سوف نستكمل دراسة إدارة المخازن وعمليات التخزين من حيث نظام التخزين ومسئوليات التخزين وإختصاصاته والأدوار الخاصه بالعناصر البشريه التى تعمل فى إدارة المخازن
- وظيفة أمين العهده أو أمين المخزن
يمكن أن تتمحور وظائف أمين المخازن والمستودعات فى العناصر الأتيه :-
- وظيفة إستلام وفحص المواد التى يتم توريدها للشركه وفق المواصفات المطلويه وبالكميات والأوزان المحدده وذلك بعد قياسها ومعايرتها بناءً على طلبات الشراء المعتمده وإعتماد نماذج الفحص الخاصه بذلك من لجان الفحص المختصه وتسجيل أى ملاحظات أو إختلافات أثناء عمليات الفحص
- إيجاد مساحات تخزينيه مناسبه وتنظيم المخازن بما يتوافق مع خواص ومواصفات المخزون المطلوب تخزينه فى هذه المستودعات
- تنظيم عمليات الصرف من المستودعات بناءً على نظام الصرف المعتمد والعمل على تحديث طرق الصرف بغرض تقليل أزمنة الإنتظار مع مقارنة الكميات المنصرفه مع معدلات السحب القياسيه
- تسجيل الأرصده المخزنيه الخاصه بالمواد المخزنيه ومراجعتها بصفه مستمره مع المحافظه على مستويات المخزون المختلفه ومراقبة حدود الطلب وعمليات الطلب عند الوصول الى مستويات الطلب الموضوعه عن طريق إدارة التخطيط والتوريد
- مساعدة والتنسيق مع إدارة التوريدات بالشركه بهدف توريد الأصناف المطلوبه فى الأزمنه والتواريخ المتفق عليها ومواصفات المواد المطلوبه
- المحافظه على المخزون من حيث مواصفاته وخواصه وتواريخ صلاحيته مع سرعة إبلاغ الجهات المختصه داخل الشركه عن وجود توالف أو رواكد
- تطبيق إجراءات السلامه والصحه المهنيه وشروط التخزين داخل المستودعات المختلفه بإدارة المخازن ومساعدة قسم السلامه والصحه المهنيه فى ذلك
- القيام بعمليات فصل الأصناف التالفه والمتقادمه وفق مواصفاتها مع سرعة إبلاغ الجهات المعنيه بذلك داخل الشركه مع عمل قوائم وتقارير توضح هذه الكميات ومواصفاتها
- إجراءات عمليات التخزين
أولاً : إجراءات إضافة المخزون
- متابعة أمرالتوريد المرسل من إدارة التوريدات الى المورد والمذكور به الأصناف والكميات والمواصفات الخاصه بالمواد المطلوب توريدها مع ضرورة ان يتم ذكر تواريخ التوريد المطلوبه حيث يجب أن يتم حفظ صوره من أمر التوريد بسجلات المخازن
- مراجعة إذن التسليم المرسل من الشركه المورده والخاص بالأصناف التى سوف يتم إستلامها أو مراجعة إشعار الشحن فى حالة التوريد من الخارج
- مقارنة الأصناف المورده من حيث الكميات والمواصفات والأوزان مع طلبات الشراء الصادره وفق تواريخ التوريد المطلوبه وإستبعاد إى توالف أو إى أصناف غير مطابقه للمواصفات والمعايير المطلوبه
- تحرير إذون الإستلام الخاصه بإضافة المخزون بعد إعتماد محاضر الفحص الخاصه بذلك وإعتمادها من اللجان المسند لها عمليات الفحص
- عمل تقرير بالكميات الوارده وتقييم أداء الموردين وإخطار المورد بأى مشاكل تخص الأصناف التى تم توريدها
ثانياً : إجراءات فحص الأصناف المورده
- فى الوضع العادى والذى يخص الأصناف العاديه البسيطه يتم الفحص عن طريق أمين المخزن المختص
- فى حالة توريد الإصناف ذات الفنيات البسيطه يتم الفحص عن طريق الفنى المسئول عن هذه الأصناف
- فى حالة توريد الأصناف المعقده والمركبه يتم الفحص عن طريق لجنة فحص معتمده موكل لها عمليات الفحص
- يمكن أيضاً متابعة عمليات التصنيع والفحص عند المورد فى حالة بعض الأصناف أوحسب شروط التوريد
- يتم رفض الأصناف فى حالة عدم مطابقتها للمواصفات المطلوبه مع عمل تقرير بذلك
- يتم الصرف بناءً على طلبات الصرف التى سبق إعتمادها والتوقيع عليها من المسئول المصرح له بذلك داخل الشركه حسب مستويات الصرف المصرح بها لكل مسئول داخل الشركه حيث أن لكل مسئول بالشركه حد معين يمكن إعتماد صرفه
- يتم التوقيع على إذن الصرف عن طريق الشخص الذى قام بصرف هذه الإصناف بعد مراجعتها ومقارنتها مع الكميات المطلوب صرفها
- فى حالة عدم وجود الصنف المطلوب يتم البحث عن بديل أو يتم الطلب من إدارة التوريدات
- إستخدام وسائل النقل والتداول المناسبه لكل صنف من الأصناف المنصرف
- يتم الصرف فى كل حاله على حدا فمثلاً هناك الصرف بناءً على جداول الإنتاج أو الصرف وفق مواعيد دوريه أو الصرف كعهده فى حالة العدد والأدوات
- صرف الهوالك والخرده المستهلكه بغرض التخلص منها أو بيعها
- صرف المنتجات المصنعه أو المنتج النهائى
- صرف الأصناف المطلوب إصلاحها والعوده بها مره أخرى
- صرف العينات للموردين بغرض توريد أصناف مماثله لهذه العينات
- صرف الأصناف المطلوب بيعها
- تحرير إذون التسليم الخاصه بالأصناف المنصرفه لخارج الشركه وإرسالها للعملاء المعنيين
- إستخدام وسائل الشحن والنقل المناسبه لكل صنف حسب طبيعته وخواصه
- متابعة توقيتات الصرف المحدده ووسائل النقل الخاصه بذلك مع مراجعة نظام الشحن والفواتير الخاصه بهذه الأصناف
الخاتمه
عمليات التخزين داخل الشركات تحتوى على العديد من الإجراءات سواءً إجراءات الفحص أو إجراءات الإستلام أو إجراءات الصرف كل هذه الإجراءات تتداخل فيما بينها لتشكل أنظمة عمل متكامله تهدف الى تحسين أليات التخزين ومتابعة المخزون داخل إدارة المخازن والمستودعات