المقدمه
نظراً لتعدد مصادر البيانات والمعلومات الإداريه فى الوقت الحاضر مما يجعل هناك صعوبه فى عمليات تحليل البيانات عن طريق برامج جداول البيانات لذا أصبح هناك حاجه ملحه لإستخدام وتطبيق برامج وأنظمه أخرى لتخطيط وتحليل الموارد والبيانات المتعدده للشركات والمؤسسات
وتقوم تلك الأنظمه الخاصه لتخطيط موارد الشركه بتجميع وتحليل وعمل خطه متكامله للموارد الخاصه بالمؤسسه وذلك عن طريق تحليل المعلومات والبيانات ومدخلات العمليات المختلفه التى تقوم بها تلك الشركات ودعم إتخاذ القرارات الإداريه والتنفيذيه الرئيسيه والهامه والتى تخص عمل الشركه وأنشتطها المختلفه ورؤينها المستقبليه
حيث أصبح مصطلح ERP مهم جداً فى مجال وأنشطة التجاره والأعمال والذى يساعد فرق العمل داخل الشركه على دراسة موارد الشركه المتعدده وبالتالى إتخاذ أفضل الحلول الممكنه
- ماهو مفهوم تخطيط موارد الشركه ERP
تخطيط موارد الشركات ERP عباره عن تطبيق برمجى تم تصميمه بدقه لكى يقوم بتحليل العمليات التجاريه المختلفه مما يوفر الجهد ويساعد على تكون رؤيه مستقبليه للشركه أكثروضوحاً ودقه عن طريق تجميع وتحليل المعلومات والبيانات الداخليه مع تحديد مدخلات ومخرجات العمليات التجاريه وتكوين قاعدة بيانات مركزيه متكامله يمكن الإعتماد عليها عند الحاجه إلى إتخاذ إى قرار داخل تلك الشركات مع عمل عمليات ربط متناسقه بين إدارات وأقسام الشركه مثل الماليه وعمليات الإنتاج والتسويق وسلاسل الإمداد والمبيعات وإدارات الموارد البشريه
وعندما يكون هناك مشكلات تتعلق بعدم الربط الوثيق بين قواعد البيانات المختلفه لإقسام الشركه عندما لاتكون هناك قاعدة بيانات موحده تعمل على تجميع المعلومات والبيانات المشتركه مما يجعل هناك صعوبه كبيره أمام عمل القائمين على تحليل البيانات ومدخلات العمل فإن برامج وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات تكون هى الحلول المثاليه
ومما لا شك فيه أن البيانات والمعلومات المتباينه لا تحقق الترابط بين فرق العمل داخل المؤسسه ولاتحقق التعاون فيما بينهم بالشكل المطلوب وبالتالى يكون هناك ضياع للوقت الخاص بدراسة بيانات العمل لتعدد مصادر المعلومات ذات الصله بمجالات العمل وبالتالى لا نستطيع الوصول بشكل دقيق للمعوقات والتحديات الى تواجه تحقيق الشركه لإهدافها العامه والرئيسيه
نظام تخطيط وتحليل موارد الشركه ERP يقضى على المشكلات التى ذكرناها فيما سبق وذلك عن طريق تحليل البيانات والمعلومات التى تم تجميعها وتكوين قاعدة بيانات متكامله لها والتى تساعد متخذى القرارات داخل الشركه على تحديد رؤية العمل المستقبليه بالإضافه أن نظام تخطيط موارد الشركه يقضى بشكل كبير على تلك المشكلات التى قد تنتج عن طريق عدم وجود بيانات واضحه أو وجود بيانات متضاربه ويساعد فى تحسين العمليات المختلفه داخل الشركه مع زيادة كفاءة العمل وتحسين جودته وتقليل الوقت المستغرق فى إستخراج البيانات ودراستها
نظام تخطيط وتحليل موارد الشركه ERP يساعد الشركه فى زيادة ربحيتها وتحسين مؤشر الأداء الخاص بها مما يساعد على تحسين إدارة العمليات داخل الشركه على جميع المستويات الإداريه مما يجعل نظام تخطيط موارد الشركه أداه مهمه جداً من أدوات تحليل العمليات لكثير من الشركات الكبرى فى الوقت الحاضر وبصفه عامه فإن نظام تخطيط موارد الشركات ERP يدعم ويساعد فرق العمل داخل الشركات على الربط فيما بينهم وأيضاً الربط بين العمليات والأنشطه داخل الشركه ومنها الأنشطه التجاريه والأنشطه الإقتصاديه وتكنولوجيا الإنتاج
- أهداف برنامج تخطيط موارد المؤسسه ERP
- العمل على جمع البيانات والمعلومات التجاريه المهمه المتعلقه بجميع المستويات الإداريه داخل الشركه وتجميعها داخل قاعدة بيانات موحده ومتكامله والتى تساعد متخذى القرارات داخل الشركه على توحيد رؤية العمل الخاصه بهم وأهدافهم المستقبليه
- القيام على الربط بين الأدوار المهمه داخل العمل مثل الإنتاج والتمويل وإدارة عمليات التخزين وسلاسل التوريد والإتصال الفعال مع العملاء وإدارة الموارد البشريه والقيام بإعداد التقارير المتعلقه بذلك
- العمل على توفير تكاليف العمل والوقت المستغرق فى العمليات المختلفه داخل الشركه والبحث عن الفرص وتحديد نقاط القوه ونقاط التحديات
- القيام بتحديد القدرات وتشكيل نماذج عمل قابله للتنفيذ وفق متطلبات العمل وتكاليف العمل الإجماليه وتحديد منهجية العمل القائمه على دراسة الإحتياجات
- دراسة تخطيط موارد الشركات
يعتبر تخطيط موارد المؤسسات ERP نظاماَ يتكامل مع بعض البرامج الأخرى المتعلقه بإدارة الأعمال داخل المؤسسه وليس نظاماً قائماً بذاته حيث يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسه من عدة وحدات مختلفه وكل وحده تتكون من مكونات محدده من مكونات العمل
وفى هذا الصدد يمكنا أن نذكر المثال التالى :-
تمتلك الشركات التى تعمل فى مجالات التصنيع والإنتاج عدة عناصر يمكنها العمل على أساسها من ضمن تلك العناصر عناصر التسعير وحساب التكاليف عناصر إدارة عمليات التخزين وعناصر إدارة السوق وخدمة العملاء
فكل عنصر من تلك العناصر يعمل على إستخراج البيانات والمعلومات المناسبه له من قواعد البيانات المركزيه لتكون المكون الرئيسى لنظام تخطيط موارد المؤسسه حيث تلبى قواعد البيانات التى تم تجميعها إحتياجات العمل الخاصه بكل قسم من أقسام العمل وبعد ذلك يعمل على أساسها متخذى القرارات فى المؤسسه فى تحديد مستوى ومؤشر الأداء العام بالمؤسسه مع التقييم الجيد لمجالات الأعمال المختلفه ومدى تأثير قرارات العمل التى تم تحديدها على سير العمل المستقبلى وتحسين جودة وكفاءة العمل والعمل على تحسين قدرات العمل الداخلى
- طرق تكوين وإنشاء نظام تخطيط موارد المؤسسه ERP
- إستخدام وتطبيق إحدى البرامج التى تعمل على الربط بين كل مهام الإعمال الرئيسيه فى المؤسسه مثل التكاليف والتسعير والتسويق والمبيعات وإدارة المخزون حيث تقوم تلك البرامج يصوره أليه على تجميع البيانات والمعلومات الأساسيه الخاصه بالعمل فى قاعدة بيانات مركزيه وتلك الطريقه تمتاز بدقتها وشموليتها حيث تعطى إنطباع كلى وشامل لمتخذى القرارات بالمؤسسه والذى يمكن على أساسها إتخاذ القرارات المناسبه
- إستخدام برامج متعدده إى إستخدام برنامج لكل وحده من وحدات العمل على حدا ثم العمل على دمجها فيما بعد وهذه الطريقه تتميز بالبساطه ولكنها تحتاج لمسئولى تكنولوجيا معلومات متميزون وتحتاج إلى عمليات صيانه مستمره
- ماهى الإهميه من تخطيط موارد المؤسسات وتطبيقها بالشركات
- مساعدة مسئولى الشركات على إدارة رأس مال المؤسسه وإدارة العناصر البشريه والعناصر الماليه وعناصر الإنتاج مع تنمية مجالات وأنشطة العمل المختلفه مع العمل على توفير نفقات الإنتاج بالتوازى مع الكفاءه والجوده والتنظيم
- تخطيط عمليات التخزين الحاليه والمستقبليه وإعطاء رؤيه واضحه للعاملين بإدارة المخازن والقدره على دراسة أوامر العملاء ودراسة تنفيذها ودراسة طلبات التوريد المتوقعه
- العمل والقدره على إجراء تعديلات مناسبه لحل بعض المشكلات المتوقعه أو القدره على مواجهتها لعدم حدوثها
- العمل على تحسين وسائل الإتصالات بين العاملين وفرق العمل المختلفه داخل الشركات لكى يعطى قدره أكبر على حل المشكلات وإتخاذ القرارات المناسبه بناءً عليها
- يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP على إعطاء البيانات بصوره أكثر دقه وجوده مما يساعد الشركات على إصدار التقارير العامه والخاصه بأداء الشركه وعمل التحليلات التى تقوم بناءً على البيانات والمعلومات التى توفرها تلك البرامج والأنظمه وهذه التقارير تشمل بعض المخططات والرسوم البيانيه التى تعمل على توضيح البيانات بصوره أكثر دقه ووضوح مما يعطى رؤية عمل أكثر دقه
- طريقة عمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP
برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP هى عباره عن برامج وأنظمه برمجيه تم تصميمها لكى تناسب عمل جميع الشركات والمؤسسات بإختلاف أنواعها وأنشتطها وهى تستخدم فى إدارة العمليات المختلفه داخل المؤسسه حيث تقوم بعمليات الربط المتكامل بين مدخلات وبيانات جميع الوحدات وأقسام المؤسسه وتجميع تلك البيانات والمعلومات داخل قاعدة بيانات موحده مع العمل على إتاحتها لجميع الأقسام عند الحاجه إليها مع القدره على إصدار التقارير والرسوم البيانيه والتخطيطيه المتعلقه يتلك البيانات
وبشكل أكثر دقه فإن البيانات والمعلومات التى تقوم إحدى الإقسام بإدخالها فى قاعدة البيانات قد تصبح متاحه للإقسام والأشخاص المصرح لهم بالدخول على الشبكه الخاصه بهذه الأنظمه والبرامج وهذا يساعد الجميع للإطلاع على نفس البيانات والمعلومات فى صفحات البرنامج المرتبطه
فمثلاً : سلاسل الإمداد والتوريد الخاصه بإحدى الشركات وحيث أنها تمتلك وحدات عمل متعدده تشترك فيما بينها فى البيانات والمعلومات مثل عمليات التخزين والشحن وخدمة العملاء وحيث إن جميع تلك الأقسام متاح لها القدره على إدخال بيانات العمل على هذه الأنظمه فبعد عمليات إدخال البيانات يأتى دور برامج تخطيط موارد المؤسسه فتقوم بعمليات دمج تلك البيانات داخل قاعدة بيانات مركزيه متكامله تساعد فى تحديد الرؤيه المستقبليه لعمليات الشركه وتعطى القدره لمتخذى القرارات داخل المؤسسه لتحديد التحديات والمعوقات التى تواجه إحدى أقسام سلاسل الإمداد وإى هذه الأقسام يعمل بصوره مثاليه أفضل من الأقسام الأخرى وذلك لتحديد نقاط القوه ونقاط الضعف وإيضأ تحديد والوقوف على الأسباب التى قد أدت إلى تراجع مستوى عمل إحدى هذه الأقسام داخل منظومة العمل
وبصفه عامه فإن برامج تخطيط موارد المؤسسه يستطيع تقديم أفضل الحلول للوصول إلى مستوى الأداء القياسى مع عمليات إستخراج بيانات ومعلومات العمل بدقه وفى الوقت المطلوب
- تكوين أنظمة وبرامج تخطيط موارد المؤسسه ERP
تتكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP من عدة وحدات تختلف فى نوعية عملها والتى تم تصميمها بصوره تناسب مع طبيعة الأعمال التى يتم تنفيذها داخل الشركه ويشمل ذلك جميع مهام وأدوار العمل داخل أقسام العمل المختلفه ويشمل ذلك أيضاً جميع الموارد الماليه والإداريه وخدمة العملاء
وحدات تخطيط موارد المؤسسات ERP
الوحدات الماليه - وتشمل وحدات التمويل ووحدات حساب التكاليف وهى تعتبر أساس إى نظام لتخطيط موارد المؤسسات حيث تقوم تلك الوحدات بإدارة جميع المسائل الماليه والبيانات المتعلقه بها وتتبع جميع المعاملات الخاصه بها وأيضاً إصدار جميع التقارير الماليه وحساب تكاليف الإنتاج والحسابات الماليه المختلفه مثل حسابات الدائن وحسابات المدين
وحدات التوريد - وتشمل تلك الوحدات عمليات الطلب وعمليات الشراء بإختلاف أنواعها سواءً مواد أوليه أو منتجات تامة التصنيع متضمنه فى ذلك عروض الأسعار وأوامر التوريد وطلبات الشراء حيث عمليات الربط بينهما تساعد على تخفيض تكاليف الشراء والتوريد عند الحاجه فقط
وحدات التخزين - ويشمل ذلك جميع الأعمال المتعلقه بعمليات التخزين مثل حساب مستويات المخزون المختلفه وتحديد مستويات إعادة الطلب مع القدره على توفير جميع البيانات المتعلقه بإرصدة المخزون فى الوقت المناسب كما إنه يقوم بتوفير مقايسس الإداء الرئيسيه المرتبطه بالمخزون مع وضع رؤيه مستقبليه لحجم المخزون
وحدات المستودعات - وهى تلك الوحدات المتعلقه بإدارة المستودعات مثل عمليات الفحص والإستلام وإعادة التعبئه والتغليف وعمليات الشحن بطرق أكثر جوده مع العمل على توفير وقت العمليات المختلفه
وحدات خدمة العملاء - وهى تشمل تلك العمليات المتعلقه بالإتصال الجيد مع العملاء ومعرفة مدى إنطباعهم عن العمل بالشركه وقياس مستويات أداؤها العام مما يساعد على تعزيز خدمة العملاء وتحويل العملاء المحتملين إلى عملاء حقيقيون
وحدات الموارد البشريه - وهى تشمل جميع العمليات المتعلقه بالتوظيف والعمليات المتعلقه بأعمال الشئون الإداريه اليوميه مثل الحضور والإنصراف وحساب ساعات العمل الإضافية وتجهيز الكشوف الخاصه بالمرتبات والعمل على إصدار التقارير المتعلقه بأداء العناصر البشريه
وحدات التسويق - وتشمل عمليات التسويق التقليديه وعمليات التسويق الإلكترونى مع القدره على تحسين إدارة العلامات التجاريه عبر مواقع التواصل المتعدده الخاصه بالتسويق مع القدره على تحديث أليات عمل وحدات التسويق إذا لزم الأمر
- العلاقه بين تخطيط موارد المؤسسات ERP وتحسين عمليات الشركه
تساهم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بشكل كبير فى تحديد رؤية المؤسسات المستقبليه وتحديد أليات تحسينها المستمره وتحديد نقاط الفرص المتاحه والتى يمكن العمل على إستغلالها والعمل على توقع المشكلات التى يمكن أن تواجها الشركه وطرق مواجهتها فى الوقت المناسب
وعن طريق النتائج التى يمكن الوصول إليها يستطيع مسئولى الأعمال يالشركه الوصول إلى البيانات المطلوبه لتحقيق أهداف العمل الحاليه والمستقبليه والتى يريدون الوصول إليها مثل تخفيض تكاليف الإنتاج وزيادة الإنتاجيه فى ظل الظروف والتحديات التى قد تواجه العمل
ولا يتمحور عمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات فقط فى عمليات تخزين بيانات ومعلومات العمل والقدره على إستخراجها فقط ولكن أيضاً فى القدره على تحديد الحالات التى يجب إصلاحها
وبواسطة برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP يمكننا الوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوبه من إى مكان وفى أى وقت دون الحاجه إلى الغرق فى بحور المستندات والملفات الورقيه فعن طريق الأجهزه الرقميه يستطيع مسئولى المستودعات القيام بعمليات تسجيل المخزون فى إى مكان فى المستودع عن طريق شبكة المعلومات الداخليه ويمكن أيضاً لمسئولى التسويق التحقق من حجم وكميات المخزون من إى مكان
وإيضاً تعمل برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP على تحديث المعلومات بصفه مستمره حيث يستطيع معالجة البيانات التى تم إدخالها عن طريق أقسام العمل المختلفه وذلك بسرعه وبصوره أكثر دقه دون تأخير
- المجالات التى يمكن أن تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP
فى الوقت الحاضر أصبح إستخدام برامج تخطيط موارد المؤسسات لاغنى عنه داخل المؤسسات والشركات بإختلاف أنشتطها ومجالات عملها نظراً لأهميتها على تحسين أدوات وأليات العمل داخل المؤسسه وتشمل المجالات التى يمكن أن تستخدم تخطيط موارد المؤسسات مايلى :-
- مجالات التسويق والدعايه سواءً التقليديه أو الرقميه
- مجالات تصنيع الملابس الجاهزه والصناعات النسيجيه
- مجالات بيع التجزئه والبيع عبر شبكة الإنترنت
- مجالات الخدمات الماليه
- مجالات التصنيع الغذائى والمشروبات العصائر المختلفه
- مجالات تصنيع أدوات التجميل
- مجالات الصحه وصناعة الأدويه
- مجالات التكنولوجيا وخدماتها
- مجالات الفنادق والمطاعم
- مجالات الشحن والنقل بمختلف أنواعه
- مجالات توزيع الإجهزه الإستهلاكيه
الخاتمه
نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP هو مجموعه من البرامج والأنظمه البرمجيه والتى تم تصميمها لتناسب بشكل أساسى التكامل والترابط مع عمليات العمل المختلفه داخل المؤسسات والتى تعمل على تعزيز الإداره بشكل أكثر دقه وأكثر جوده وكفاءه وهو يناسب جميع الشركات والمؤسسات بتعدد أحجامها وأنشطة عملها مع القدره على عمليات دمج المعلومات والبيانات المتعلقه بمختلف أقسام ووحدات الشركه فى قاعدة بيانات مركزيه