المقدمه
من وظائف إدارة المخازن والمستودعات داخل إى شركه أو مؤسسه سواءً كانت صناعيه أو خدميه هى الإحتفاظ بالمخزون بالمستوى المناسب والمقبول وذلك بحيث يكون مناسباً لإحتياجاتها اليوميه وتعتبر تلك الأصناف التى يتم تخزينها بالمستودعات من ضمن رأس مال الشركه التى يجب العمل على المحافظه عليه مع تقليل نفقات وتكاليف الإحتفاظ به
ويشمل ذلك جميع الإجراءات والعمليات التى تضمن سلامة تلك الأصناف مع إحتفاظها بجميع مواصفاتها وخصائصها وأيضاً القيام بجميع الوسائل والطرق التى تضمن عدم الصرف من تلك الأصناف إلا بعد التأكد من إتباع جميع الإجراءات الخاصه بذلك والتى تحددها إدارة الشركه وفق أليات العمل بها
وفى هذا الشأن يجب أن نذكر بأن عمليات الصرف تعتبر من أهم العمليات التى تتم داخل إدارة المخازن والمستودعات والتى يجب الإهتمام بها وبجميع الإجراءات المساعده لها مع التأكيد على جودة وكفاءة عمليات الصرف بالكم والكيف الذى يناسب طالبى هذه الأصناف وفى الوقت المناسب دون تأخير وذلك لضمان القيام بجميع الأنشطه داخل المؤسسه بالدقه المطلوبه وفق مواعيد التسليم الموضوعه
ويجب عند إجراء عملية الصرف التأكد من تحميل تكاليف تلك الأصناف المنصرفه على الأقسام التى يتم الصرف لها وفق مراكز التكلفه لإستكمال إجراءات المحاسبه بالإداره الماليه
- مستندات وإذون الصرف الخاصه بالمخزون
مثال على ذلك
فى بعض الشركات يتم دمج طلب صرف بضاعه من المخزن وإذن صرف البضاعه فى مستند واحد حيث يتم تحديد الكميه المطلوب صرفها من المستودع فى خانة الكميه المطلوبه وإعتماد صرفها من مسئول الجهه الطالبه ثم توجيه هذا المستند إلى إداراة المخازن لمقارنة الكميات المطلوبه مع الكميات المتوفره داخل المستودعات عن طريق مسئول مراقبة المواد والتخطيط بإدارة المخازن ثم توجيهها إلى أمين المستودع للبدء فى عمليات الصرف وفى حالة توفر هذه الأصناف يتم صرفها وتسجيل الكميه المصروفه فى خانة الكميات المصروفه فى المستند الخاص بذلك ثم التوقيع على مستند الصرف عن طريق المستلم فى المكان المخصص لذلك مع إستكمال باقى التوقيعات حسب النموذج ثم إكمال إجراءات قيد الصرف لتلك الأصناف على بطاقة الصنف الخاصه بها ويتكون مستند طلب صرف أصناف من المخازن من عدة نسخ يتم توزيعها على أصحاب الإختصاص وذلك بناءً على الإجراءات الداخليه للشركه ويتم الإحتفاظ بالنسخه الخاصه بإدارة المخازن فى ملف منفصل مع إعداد مكان أمن ومناسب لحفظ تلك المستندات كإثبات على عمليات الصرف أو عند عمليات المراجعات عن طريق مسئولى المراجعه بالشركه
وفى شركات ومؤسسات أخرى يختلف الأمر عن ماسبق ذكره حيث يكون مستند الصرف منفصل عن طلب صرف بضاعه من المستودعات بحيث يكون لكل منهم تصميم خاص به وذلك عن طريق ذكر الكميه المطلوب صرفها من المستودعات فى طلب الصرف ثم إعتمادها من مسئول جهة الإعتماد والطلب ثم إرسال النسخه المخصصه لإدارة المخازن لمقارنة الكميات المطلوبه بالكميات المتوفره عن طريق مسئول مراقبة المواد والتخطيط بإدارة المخازن ثم توجيهها إلى أمين المستودع للبدء فى عمليات الصرف وفى حالة توفر تلك الكميات يتم عمل إجراءات الصرف ثم تحرير مايسمى إذن الصرف أو مستند الصرف حيث يذكر به الكميه المصروفه ثم التوقيع عليها من المستلم فى المكان المخصص لذلك مع إستكمال باقى التوقيعات حسب النموذج ثم إكمال إجراءات قيد الصرف لتلك الأصناف على بطاقة الصنف الخاصه بها ويتكون إذن صرف أصناف من المخازن من عدة نسخ يتم توزيعها على أصحاب الإختصاص وذلك بناءً على الإجراءات الداخليه للشركه ويتم الإحتفاظ بالنسخه الخاصه بإدارة المخازن فى ملف منفصل مع إعداد مكان أمن ومناسب لحفظ تلك المستندات كإثبات على عمليات الصرف أو عند عمليات المراجعات عن طريق مسئولى المراجعه بالشركه
- الطرق المختلفه لصرف المواد من المستودعات
يتم صرف المواد المختله أو الأصناف المطلوب صرفها من داخل المستودعات وأقسام المخازن بعدة طرق قد تتشابه أو تختلف مع بعضها ومن ضمن تلك الطرق الأتى :-
- أولاً : طريقة الصرف المباشر إلى الوحدات الطالبه
وتتم تلك العمليه بعد ورود طلبات الصرف الخاصه بالأصناف المطلوبه بعد الإعتماد وإستلامها عن طريق مسئول تخطيط ومراقبة المخزون بإدارة المخازن وبعد الموافقه على الصرف يتم توجيه أمين المستودع المسئول بتجهيز هذه الأصناف حسب الحجم والوزن والقياس أو العدد وفى بعض الأحيان يتم إعادة تعبئة هذه المواد والأصناف فى حاويات وصناديق أصغر وذلك بناءً على طبيعة وخصائص تلك المواد والأصناف المطلوب صرفها من المخازن ثم بعد عمليات التجهيز كما ذكرنا يتم إرسالها بشكل مباشر إلى وحدات الشركه الطالبه وذلك بواسطة وسائل النقل والتداول الموجوده بإدارة المخازن بالشركه
- ثانياً : طريقة الصرف التى تعتمد على جداول الإنتاج
وتتم هذه الطريقه عن طريق تحديد إدارة الأنتاج والتشغيل بالشركه أولاً جداول يطلق عليها جداول الإنتاج يذكر بها كميات الأصناف المطلوبه للتشغيل ومواعيد الإنتاج الخاصه بتلك الأصناف ليقوم بعد ذلك أمين المستودع المسئول بتجهيز تلك المواد حسب الوزن والقياس ثم صرفها وتسليمها إلى وحدات الإنتاج بالشركه معتمد على مواعيد الإنتاج المحدده فى جداول الإنتاج دون تأخير مع تحرير مستند الصرف والتوقيع عليه عن طريق مسئول الوحدات الإنتاجيه الطالبه ثم إكمال إجراءات قيد الصرف فى بطاقة الصنف الخاصه بذلك
- ثالثاً : طريقة الصرف الكمى إلى مخازن الإنتاج الفرعيه
وفى هذه الطريقه يتم أولاً عملية دراسة معدلات الإستهلاك الخاصه بإدارة إنتاج الشركه خلال فتره زمنيه محدده ولتكن تلك الفتره إسبوع ويتم ذلك بعد مراجعة هذه المعدلات مع مسئول الإنتاج وبناءً على ذلك يتم تحديد الكميه المطلوبه إسبوعياً من كل صنف ثم صرفها إلى مخازن فرعيه داخل إدارة الإنتاج حيث يتم قيد كميات تلك الأصناف فى بيان خاص بذلك ثم يقوم أمين المستودع المختص بمراجعة تلك الكميات والأصناف بأماكن حفظها بالمخازن الفرعيه لدى الوحدات الإنتاجيه حيث تكون تلك المراجعه مره أو مرتين إسبوعياً حيث ترافق هذه المراجعه بيان بإحصاء الكميات المستهلكه لكل صنف ويقوم بقيدها فى بيان خاص بذلك ثم العمل على تعويض الكميات المستهلكه من تلك الأصناف خلال تلك الفتره من المخازن والمستودعات الرئيسيه بعد الإعتماد من مدير إدارة المخازن مع نقلها إلى المخازن الفرعيه بإدارة الإنتاج
وتمتاز تلك الطريقه بقدرتها على تقليل كميات المخزون الراكده والغير مستغله والمقدره على ادارة المخزون بشكل جيد وبالجوده المطلوبه كما إن لديها المقدره على تقليل أزمنة الإنتظار وعدم نفاذ المخزون مع توفير الوقت أمام العاملين بإدارة المخازن لإستغلاله فى عمليات التنظيم والترتيب والنظافه داخل المستودعات لأن عمليات الصرف سوف تكون بشكل كمى فى أوقات محدده
- رابعاً : طريقة الصرف التى تعتمد على تبادل عربات مواد المخزون
وتتم تلك العمليه عن طريق دراسة معدلات الإستهلاك من كل صنف من الأصناف المطلوبه حيث يتم وضع الأصناف المطلوبه وتخزينها داخل عربات مخصصه لذلك قد تكون مجهزه بأرفف ويتم تجهيزها ببيان شامل لتلك الأصناف وكمياتها ويتم إرسالها إلى وحدات الأنتاج حيث سيقوم العاملين بإدارة الإنتاج بسحب الأصناف المطلوبه بشكل دورى من تلك العربات وفى المقابل تكون هناك عربات مجهزه بنفس الطريقه وبنفس الكميات والأصناف بإدارة المستودعات ومرفق معها بيان بالأصناف والكميات التى تم تجهيزها
وفى وقت محدد يمكن أن يكون بنهاية دوام العمل يقوم العاملين بإدارة المستودعات ومعهم أمين المستودع المسئول بإصطحاب العربات المجهزه والموجوده بإدارة المخازن إلى الوحدات الإنتاجيه ويتم وضعها فى مكان العربات الموجوده طرف الوحدات الإنتاجيه والعوده بعربات الإنتاج إلى إدارة المخازن مره أخرى ليتم بعد ذلك بيان بالأصناف المستهلكه وتعويضها بتلك العربات لتعود الكميات مكتمله مره أخرى بتفس الأصناف وبنفس الكميات
ويتم تكرار هذه العمليه بصفه مستمره يومياَ مع إعتماد مستند الصرف المدرج به الأصناف المستهلكه من مسئول الإنتاج المختص والذى قام بإستلام تلك الكميات وهذه الطريقه تساعد على تنظيم الوقت وتقليل أنظمة الإنتظار وتساعد على دوران المخزون بشكل جيد ولكنها تحتاج إلى عربات مجهزه بذلك يتم عمليات تأمينها بشكل مناسب للحفاظ على المخزون من المواد
- خامساً : طريقة الصرف والطلب بشكل مباشر وشفوى
وهذه الطريقه قد يتم اللجوء إليها فى بعض الحالات الطارئه دون إرسال طلب صرف مسبق معتمد من الجهه الطالبه ليتم إرسال الكميات والأصناف المطلوبه بشكل مباشر دون الحصول على إعتماد مسبق ويحدث ذلك كما ذكرنا فى الحالات التى لاتحتاج إلى تأخير حتى لاتأثر على سير العمل أو على عجلة الإنتاج والعمليه الإنتاجيه مثل الحاجه إلى قطعة غيار محدده عند حدوث عطل مفاجئ فى خط الإنتاج وفى هذه الحاله يقوم أمين المستودع المختص بأخذ إذن شفوى من مدير إدارة المخازن قبل عمليات الصرف ويكون إجراءات تحرير مستندات الصرف بشكل لاحق لعمليات الصرف الفعلى بعد إرسال طلب الصرف الخاص بتلك الأصناف أو يتم تحرير مستند الصرف بدون الحاجه إلى طلب الصرف فى بعض الحالات بعد موافقة إدارة الشركه
- سادساً : طرق الصرف فى الأجازات وبعد الدوام الرسمى
فى بعض الأوقات قد تحتاج الشركه إلى صنف معين من الأصناف الموجوده فى مخازن الشركه وقد يكون بعد إنتهاء دوام العمل أو فى الأجازات الرسميه وهذا قد يحتاج ألى وجود أمين مستودع مناوب للعمل فى إدارة المخازن أو توفير وسيلة تواصل وإتصال مناسبه وسريعه للتواصل مع أمين المستودع المسئول لإستدعائه إذا لزم الأمر إلى ذلك وعند الحاجه إلى صنف معين وبعد الصرف من المستودع يقوم أمين المستودع بإستكمال باقى إجراءات الصرف وتوقيع المستندات الخاصه بعمليات الصرف وذلك بناءً على الإجراء الداخلى الخاص بالشركه
- سابعاً : طريقة الصرف التى تعتمد على الإستبدال ( فى حالة قطع الغيار )
فى بعض الشركات تقوم إدارة المخازن بصرف قطع الغيار المطلوبه بعد إحضار قطع الغيار القديمه أو التالفه لإستبدالها بأخرى جديده دون التقيد بطلب الصرف المعتمد مسبقاً ليتم بعد ذلك بتحرير مستندات الصرف والتوقيع عليها مع عمليات القيد المناسبه لتلك الأصناف
- ثامناً : طريقة صرف الأجهزه عن طريق الإستعاره
فى بعض الشركات يكون هناك بعض الأجهزه والمعدات الحساسه الغالية الثمن يتم حفظها فى مستودعات إدارة المخازن ليتم صرفها بشكل إعاره إلى الوحدات والأقسام الطالبه ثم إعادتها مره أخرى إلى المخازن بعد إنتهاء الحاجه إليها
وفى بعض الأحيان تكون تلك الأجهزه عينات معينه فى حالات مستودعات البيع بالتجزئه يتم إعارتها لمندوبى المبيعات بالشركه وبعد إنتهاء عمليات عرضها وعرض المواصفات وعروض الأسعار الخاصه بها على عملاء الشركه سواءً الحاليين أو المحتملين يتم إعادتها مره أخرى إلى المخازن لحفظها من التلف
مع العلم بوجود مستندات وملفات تخص تلك الأصناف لقيدها مخزنياً مع تنظيم عمليات الصرف والإرتجاع وفقاً للقواعد المنظمه لتلك العمليات والإجراءات بالشركه بناءً على التوقيعات والإعتمادات المطلوبه
- تاسعاً : طرق الصرف للمواد والسلع المهمه والإستراتيجيه
لاتختلف طرق صرف تلك المواد والسلع عن الطرق التى ذكرناها مسبقاً سوى فى أهمية تلك المواد بالنسبه للشركه لما لها من أهميه قصوى داخل خطوط الإنتاج أو لأنها عنصر رأسمالى مهم للشركه فيجب أخذ جميع الوسائل والطرق التى تضمن عمليات تأمين تلك السلع والمواد والمحافظه عليها ضد السرقه والتلف لأرتفاع قيمتها بالمقارنه بالأصناف والمواد المخزنيه الأخرى
ويتم التأكد أولاً من إتمام عمليات فحصها فنياً عن طريق لجان الفحص الخاصه بذلك ثم إتمام عمليات إضافتها مخزنياً ثم إتمام عمليات صرفها للإدارات الطالبه بناءً على إجراءات الصرف التى تنظم عمليات الصرف داخل المخازن مع إخطار الإدارات المعنيه لقيد تلك الأجهزه من ضمن أصول الشركه المملوكه
- عمليات وإجراءات صرف السلع والخامات من إدارة المخازن
1. يتم إرسال طلب الصرف الذى يتم إعتماده من الجهه الطالبه مدرج به إسم الصنف ومواصفاته وكميته المطلوبه وأيضاً كود الصنف فى حالة توفره للجهه الطالبه ليقوم أمين المستودع بمراجعة هذا الطلب والتدقيق فى بياناته والتوقيعات التى تمت عليه للتأكد من عدم وجود أى أخطاء أو بيانات غير واضحه
2. يقوم مسئول تخطيط التخزين ومراقبة المخزون بمراجعة الكميات والأصناف المذكوره مع الأصناف والكميات الموجوده بالمخازن والمقيده بالسجلات المخزنيه الخاصه بالمخزون سواءً بالطريقه اليدويه أو الطريقه الأليه عن طريق الحاسبات والبرامج الرقميه
3. يتم أرسال طلبات الصرف إلى أمين المستودع المختص بعد الموافقه على صرفه ليتم البدء فى إجراءات الصرف ليبدأ أمين المستودع فى تحديد مكان الأحتفاظ بهذه المواد وإعادة تعبئتها فى حاويات أصغر إذا لزم الأمر إلى ذلك ويتم تجهيز المواد والأصناف المطلوبه مستخدماً وسائل النقل والتداول المتاحه بإدارة المخازن سواءً أكانت تلك الوسائل يدويه أو أتوماتيكيه
4. يتم بعد ذلك تجميع الأصناف المطلوبه وحسب الكميات المتفق عليها فى منطقة الصرف التى تم تحديدها وتعليمها وتخطيطها ويتم بعد ذلك مراجعة تلك الأصناف ومقارنتها مع الكميات المطلوبه وتحرير مستندات الصرف الخاصه بذلك وإعتماد مستندات الصرف من الجهات الطالبه والتى ستقوم بإستلام تلك الأصناف
5. يتم قيد مستندات الصرف التى تم التوقيع عليها فى السجلات الخاصه بذلك وفى بطاقات الصنف الخاصه بكل صنف مع حفظ النسخ الخاصه بمستندات الصرف فى ملفات خاصه بذلك
6. يتم نقل الأصناف والمواد المخزنيه التى تم صرفها إلى الوحدات الطالبه مستخدمين وسائل النقل المعده لذلك مع العمل على إتباع إشتراطات النقل والتخزين المناسبه
الخاتمه
تعتبر عمليات وإجراءات صرف البضاعه والمواد من المستودعات من أهم العمليات التى تحدث داخل المخازن والمستودعات لأنها تحدد مستويات المخزون المطلوبه وتضمن القدره على إعادة طلب المخزون فى الوقت المناسب