المقدمه
فى المقاله السابقه تناولنا بالشرح أهمية برنامج جداول البيانات Microsoft Excel وتطبيقه فى المجالات
التجاريه المختلفه حيث يعد برنامج Excel أحد أهم وأحدث برامج الجداول الالكترونية الممتدة Electronic spread
sheets والتى تستخدم للتعامل مع البيانات الرقمية وإعداد قواعد البيانات وتمثيل البيانات بالرسومات البيانية الدقيقة
جداً وفى المجال التجارى نجد أن برنامج Excel يستخدم في الكثير من التطبيقات المحاسبية والإدارية مثل إعداد
القوائم المالية وتحليلها وكذلك إعداد الموازنات التقديرية وخلال السطور القليله القادمه من هذه المقاله سوف نتناول
الجزء الثانى من مقدمة برنامج جداول البيانات فهيا بنا
- نافذة تحرير Edit
تعتبر هذه النافذة من النوافذ الهامة التى تحتوى على مجموعة كبيرة من الأوامر التى تهدف إلى تسهيل إعداد جداول
الانتشار الإلكترونى وتزويدها بالبيانات اللازمة أو إجراء تعديلات لما تنطوى عليه من بيانات من أهم الأوامر التى
تحتوى عليها هذه النافذة ما يلى وذلك كما في الشكل
1- التراجع فى أو الغاء أمر تحت التنفيذ Undo ويستخدم هذا الامر إذا حدث خطأ في إدخال بعض البيانات أو
الوظائف حيث يؤدى استخدامة إلى إلغاء البيانات الخطأ أو الوظائف الخطأ ويمكن استدعاء هذا الأمر وتنفيذه عن
طريق لوحة المفاتيح وذلك باستخدام مفتاحى Ctrl + Z
2- قص Cut ويستخدم هذا الامر إذا ما غير المستخدم رأية بخصوص موقع جزء من بيانات احدى صفحات الانتشار
الألكترونى سواء أكان هذا الجزء عبارة عن خلية معينة أو مجموعة من الخلايا تأخذ كل عمود أو صف أو أعمدة
وصفوف معاً فقد يرى المستخدم أن هناك جزءاً معيناً من بيانات صفحة الانتشار من الأنسب نقلة إلى مكان آخر
داخل نفس الصفحة أو فى صفحة أخرى داخل نفس الجدول أو جدول آخر داخل نفس السجل أو إلى سجل آخر وفى
هذه الحالة يتم استخدام الأمر قص cut بعد تحديد الجزء المطلوب استبعادة بالتظليل تمهيداً لوضعة في مكان آخر
3- لصق paste ويعتبر هذا الأمر مكملاً للأمر السابق cut حيث يستخدم في إدخال البيانات التى تم قصها عن طريق
لصقها في مكان جديد يتم تعيين بدايتة
4- نسخ copy ويعتبر هذا الأمر من الأوامر الهامة جداً حيث يستخدم عندما تكون هناك حاجة لنسخ بيانات معينة
في مكان آخر من جدول انتشار معين وذلك من إعادة إدخالها عن طريق لوحة المفاتيح وذلك لمنع احتمالات وقوع
الأخطاء كذلك يستخدم هذا الأمر في نسخ الصيغ الرياضية وحساب القيم التى يجب أن تظهر في خلايا معينة أسوة
بما تم عمله في خلايا أخرى
5- تعبئة Fill ويتم استخدام هذا الامر لنسخ بيانات صف أو عمود معين في صف أو عمود آخر أو نسخ بيانات صف
معين في عمود معين آخر أو العكس فمثلاً يمكن نقل بيانات الصف E2 : B2 إلى الصف E5 : B5 أو نقلها إلى
العمود F5 : F2 وهكذا
6- مسح Delete ويستخدم هذا الامر لمحو أو إزالة محتويات خلية معينة أو أكثر بالكامل
7- حذف Clear قد يكون هناك تشابهاً بين هذا الامر والأمر Delete الا أن هناك اختلافا كبيراً بينهما ولمعرفة ذلك
فإنه يجب الإشارة إلى أى خلية قد يتم تهيئتها لاستقبال محتوى رقمى أو تاريخ ... الخ ولذلك فإن خلية الجدول
الإلكترونى تحتوى على تهيئة معينة وكذلك بيانات معينة وقد يتطلب الأمر في بعض الأحيان محو أو إزالة تهيئة
الخلية دون المساس بمحتوياتها أوالعكس أو الاثنين معاً ويستخدم هذا الامر للقيام بذلك
- نافذة إدراج Insert
تحتوى هذه النافذة على عدد من الأوامر الهامة كما بالشكل
1- إدخال خلايا Cells وذلك لتحريك خلايا معينة تحتوى على بيانات معينة إلى اليمين أوإلى أسفل تحريك عمود من
الخلايا بالكامل إلى اليمين أوصف من الخلايا إلى أسفل مما يفسح المجال لإضافة بيانات أخرى مكان الخلايا أو
الأعمدة أو الصفوف التى تم تحريكها
2- إدخال صف من الخلايا Rows وذلك عندما تكون هناك حاجة إلى إدخال صف معين في جدول الانتشار حيث يكون
أعلى الصف الذى يتم التأشير عليه أو على إحدى خلاياه
3- إدخال عمود من الخلايا أعمدة Column وذلك عندما تكون هناك حاجة إلى إدخال عمود من الخلايا حيث يتم
إدراجة يمين العمود الذى يتم التأشير علية أوعلى إحدى خلاياه
4- إدخال ورقة ورقة عمل Work Sheet حيث يستخدم هذا الأمر لإضافة ورقة انتشار جديدة إلى الأوراق المكونة
لسجل معين
5- إدخال تخطيط ( شكل بيانى ) Chart إذا قد يتطلب الأمر تدعيم البيانات الرقمية بأشكال بيانية وفى هذه الحالة يتم
استخدام هذا الأمر لإدخال الشكل البيانى المطلوب لتمثيل بيانات عمود أو صف معين وذلك في مكان محدد
6- إدخال دالة أو وظيفة مالية أو حسابية Function ويسهل هذا الأمر على المستخدم المبتدئ التعامل مع الوظائف
المالية والحسابية وإدخالها إلى جدول الانتشار وتشغيلها دون الوقوع في أخطاء
- نافذة تنسيق Format
تختص هذه النافذة بالأوامر الخاصة بهيئة الخلايا والأعمدة والصفوف والخطوط المستخدمة في الكتابة وهناك العديد
من الأوامرالفرعية المنبثقة عنها كما بالشكل منها على سبيل المثال الأمر الفرعى خلايا Cell وهى تستخدم لأغراض
إدخال التاريخ مثلاً بشكل معين أو أرقام أو محتوى إنشائى أو إظهار نسب مئوية أو أغراض الكسور العشرية بعدد
محدد من الأرقام
- تنسيق الخلايا
حيث يوجد با ستة كروت وهى
· رقم Number حيث يمكن إضافة تنسيق على الارقام مثل عدد الأرقام العشرية أو إضافة نسبة مئوية أوالعملة أو
التاريخ
· محاذاة Alignment حيث يمكن التحكم في اتجاه الكتابة كأن نجعلها عمودية أو ندمج خليتين أو أكثر أو أن نجعل
النص يلتف في الخلية الواحدة
· خط Font حيث يمكن تحديد نوع الخط وحجمة ولونة ... الخ
· حدود Border حيث يمكن من خلالها تسطير الخلايا حسب الرغبة
· نقش Patterns حيث يمكن حماية ورقة العمل من الكتابةعليها ولكن لابد قبل هذا من حماية ورقة العمل نفسها وإلا
لن تجد أى أثر لهذا الاختيار
- نسخ ونقل ومسح بيانات الخلايا
لاحظ أنه أثناء القيام بعملية نسخ أونقل بيانات الخلايا فإن نسخة من هذه البيانات بالذاكرة المؤقتة للحاسب في مكان
يطلق عليه السبورة أو الحافظة Clipboard
نسخ بيانات الخلايا
ويتم ذلك على مرحلتين كما يلي
المرحلة الاولى
1- يتم اختيار المجال المطلوب نسخه وتظليلة
2- نسحب قائمة ( تحرير) Edit ونختار منها نسخ Copy أو من خلال شريط الأدوت يتم الضغط على المربع الخاص
بالنسخ فيظهر خط متقطع يحيط بالمجال المراد نسخه
المرحلة الثانية
1- يتم اختيار خلية معينه في ورقة العمل لتكون بداية المجال المطلوب النقل إليه
2- نسحب قائمة تحرير Edit ونختار منها لصق Paste أو من خلال شريط الأدوات يتم الضغط على المربع الخاص
باللصق وبذلك يتم نسخ البيانات الموجودة في خلايا مجال معين إلى خلايا مجال آخر
ملحوظة هامة :-
هناك في عملية اللصق يوجد امر جديد وهو الـ Past Special وهو اللصق الخاص ونستخدم هذا الامر ليكون هناك
ارتباط بين المراد نسخة وبين الملصق أى لو حدث اى تغير في المنسوخ يتم التعديل في الملصق وسوف نتدرب على
هذا الأمر
نقل بيانات خلايا معينة
ويتم ذلك أيضاً على مرحلتين كما يلى
المرحلة الأولى
1- يتم اختيار المجال المطلوب نقل بياناته وتظليله
2- نسحب قائمة تحرير ونختار منها قص Cut أو من خلال شريط الأدوات يتم الضغط على مربع القص والذى يمثل
شكل المقص فيظهر خط ممتقطع يحيط بالمجال المراد نقله
المرحلة الثانية
1- يتم اختيار خلية معينة في ورقة العمل لتكون بداية المجال المطلوب النقل إليه
2- نسحب قائمة تحرير Edit ونختار منها لصق Paste
3- فيتم نقل بيانات الخلايا الموجودة في المجال الأول إلى نظائرها في المجال الثانى، وتصبح خلايا المجال الأول خالية من البيانات .
مسح بيانات الخلايا
ويتم ذلك على النحو التالي يتم اختيار المجال المطلوب مسح بياناته وتظليله
1- نسحب قائمة تحرير Edit ونختار الأمر Clear لمسح محتويات الخلايا فقط أو يتم استخدام الأمر Delete من
قائمة Edit أوالضغط على مفتاح Del في لوحة المفاتيح فتمحى محتويات الخلايا مع ترحيل الخانات المحيط لأعلى
إدراج أو إلغاء الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة
إدراج الخلايا يتم ذلك من خلال اختيار خلايا Cells من قائمة إدراج ( Insert) فيظهر صندوق حوراى كما بالشكل
التالي فيتم اختيار نقل الخلايا إلى اليسار أو الى أسفل ثم الضغط على موافق
