عمليات النقل والتداول والمناوله للمواد الوارده والمنصرفه داخل المخازن والمستودعات

المقدمه

      وظيفة التخزين هى الوظيفة المسئولة عن الاحتفاظ بالموجودات من المخزون بكميات مناسبة لحين طلبها فى مخازن أو مستودعات قريبة من جهة الاستخدام على أن يتوافر فى هذه المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة وخلال السطور القليله القادمه سوف نتناول موضوع المخزون داخل المستودعات وكيفية معالجته والتصرف به بمزيد من الشرح

• وظيفة التخزين

أ - الوظيفة مهمتها الاحتفاظ بالموجودات باختلاف أنواعها

ب -  يتم الاحتفاظ بكميات مناسبة من الأصناف لأنه

-  إن كانت الكميات اقل مما يجب تعرض المستخدم إلى التوقف

-  إن كانت الكميات أكبر مما يجب ارتفع المخزون وزادت تكلفة التخزين وارتفعت أرقام التالف والرواكد من المخزون

ج - الاحتفاظ بالموجودات من المخزون بحالتها أى عدم تعرض المخزون للتلف أو تغير المواصفات مع الزمن وذلك

بتوفير المكان المخزنى المناسب للمادة المخزنة

د - إن التخزين يتم لفترة زمنية تطول أو تقصر حسب الحاجة إلى هذه المواد المخزنة

هـ - إن التخزين يتم فى أماكن قريبة من جهة الاستخدام لتفادى مخاطر الانتظار

و - لابد من توفر الشروط المناسبة للتخزين من إضاءة وتهوية وإنارة وعاملين مناسبين وتناسب المكان المخزنى مع

طبيعة الصنف المخزن ووسائل المناولة المخزنيه

ز - لابد أن يتم التخزين بأسلوب مناسب من عمليات استلام وفحص وتكويد وصرف ومناوله وتخطيط ورقابه

ح - يبنى الأسلوب المخزنى على نظم معلومات سليمة من كارت لكل صنف ودفتر به حركة كل صنف ودورة مستنديه

توفر بيانات حقيقية ومالية عن المخزون

• أهداف التخزين

أ - توفير احتياجات المنشأة من المواد والعدد والمعدات اللازمة للعمليات الإنتاجية والأجزاء نصف مصنعه فى حالة

سليمة وبالجودة المناسبة لضمان عدم نفاذها وتحقيق استمرارية العملية الإنتاجية

ب - تخزين المنتجات النهائية فى حالة سليمة وصالحة للاستخدام وبالكميات المطلوبة

ج - توفير البيانات اللازمة

-  للتنسيق بين برامج الإنتاج وبرامج التوريد وخطط التسويق وإمكانيات ونظم التخزين المتاحة

-  لحساب تكلفة الخامات والمستلزمات وتحميلها على مراحل الانتاج

د - العمل على تخفيض تكلفة التخزين وتقليل حجم رأس المال المستثمر فى الموجودات المخزنية إلى أقل حد ممكن مع

مراعاة عدم انخفاض المخزون عن الحد المناسب لاحتياجات المنشأة

هـ -  ضمان عدم ضياع أو تلف أو سرقة الأصناف المختلفة من خلال وضع نظام دقيق للاستلام والاحتفاظ وصرف 

المواد المخزونة

المعلومات التى توفرها أنظمة

أ - توفير صورة لأرصدة جميع الأصناف بالمخازن عن طلبها

ب - تحديد الحدود الدنيا والعليا وكمية الطلب الاقتصادية

ج - إمداد الادارة المالية بالمعلومات اللازمة للتسويات المالية وأوجه الاستخدام

د - تسجيل أرصدة المخزون الفعليه فى نهاية العام (الجرد) مع مقارنتها بالأرصدة الدفترية وإظهار الفروق

ه - توفبر أى بيانات قد تحتاجها الادارات المختلفة مثل

- بيان بالأرصدة الراكدة

- قائمة بأسعار المخزون

يتلخص دور أمين المخازن في النقاط التالية

1. القيام بعمليات استلام ومعايرة الأصناف المشتراة وإيداعها مخازن المنشأة وتسجيلها ضمن الأرصدة المخزنية وإحاطة المسئولين عن أية مخالفات أو تجاوزات سواء في المواصفات أو في الكميات                                                            
2.  تخصيص المساحات والأماكن التخزينية بالصلاحيات التي تتوافق مع خصائص الأصناف وطبيعة مكوناتها من حيث التهوية والرطوبة والحرارة وأشعة الشمس ..الخ                                                                                                                                                                                       
3.  تسهيل عمليات السحب من المخزون وفقا لمعدلاتها التشغيلية المعتادة والمتعارف عليها                                                                                                                                                 
4.  متابعة أرصدة الأصناف ومراجعتها بصفة دورية وتوضيح معدلات السحب ومدي توافقها مع الحدود التخزينية المسموح بها وإفادة الجهات المختصة بالشراء عند الوصول إلي "الحد الأدني من المخزون" أو "نقطة إعادة الطلب"                                                                                                                                                                                                                                     
5.  الإسراع بالوفاء باحتياجات الوحدات والتحقق من الأصناف المطلوبة ومواصفاتها ومطابقة التعليمات السائدة عند الصرف                                                                                                                                                                       
6.  تصميم سجلات وقوائم الأصناف وفقا لدرجة التجانس والاستخدام بينها وترميزها لتسهيل التعامل عند طلبها واستلامها وبما يمنع التداخل في المسميات أو الازدواج أو التعارض في اغراض الاستخدام                                           
7.  صيانة الأصناف ورقابتها بما يحقق فرص الاحتفاظ بخصائصها ومكوناتها                                                  
8.  اتخاذ احتياطات الأمن المخزنى ضد السرقة والحريق والتلف والتقادم ..الخ                                          
9.  عزل الأصناف الراكدة والتالفة والمتقادمة تكنولوجيا وإعلام الوحدات المسئولة عن التصرف فيها علي هيئة قائمة تحتوى سردا وتوصيفا لتلك الأصناف وكمياتها ونوعياتها لاتخاذ القرار اللازم بشأنها

• إجراءات عمليات التخزين والإحتفاظ بالمخزون

• إجراءات الإستلام

1-  صورة من أمر الشراءوالتوريد الصادر إلى المورد وتوجد لدى أمين المخزن أخطار الشحن الوارد من المورد

وذلك قبل ورود البضاعة

2-  أشعار الشحن من الشاحن ( النقل البحرى - السكك الحديدية )

3-  بيان عن الشحنة من المورد ( فى صناديق - كرتون - بالتات )

4-  مراجعة الكميات الواردة بغرض التأكد مما يلى

-      الكمية : مطابقة لما صدر به أمر الشراء

-     المواصفات  : متفقة فى الوزن والكيل والشكل والعدد والقياس مع ما طلب

-      الوقت  : أن الطلبية يتم استلامها فى الوقت المحدد

-     التالف أو الناقص : يعد تقرير بذلك

5-  تسجيل الشحنات الواردة

- عمل إذن استلام وتسجيل بيانات عن الصنف- كميته - أسم المورد - أسم الشاحن - كمية التالف - شكل العبوة

- تقرير عن التالف وذلك فى حالة وجوده ويتم إخطار المورد بأسرع ما يمكن

- بطاقة عبوات الشحن : فى حالة وجود مرتجعات بثمن أو بدون ثمن

• إجراءات الفحص

1-      تتم بواسطة أمين المخزن  : فى حالة الأصناف العادية

2-      تتم بواسطة فنى من الشركة : فى حالة الأصناف الفنية وأدوات الصيانة

3-      بواسطة إدارة الفحص : فى حالة الشركات ذات النوعيات المحددة

4-      الفحص عند المورد  : وذلك لفحص عمليات التصنيع عند المورد فى حالة الأدوية والكيماويات

5-      رفض الشحنة : ويتم بواسطة الفاحص بعد عمل تقرير بذلك

• إجراءات الصرف

المسئول لهم بإعتماد عمليات الصرف

1-  يتم الصرف بناء على إذن صرف موقع عليه من المنوط له بذلك ويجب أن تحدد مستويات للصرف فمثلاً لمسئول العمال ما قيمته ....... جنيه ولمدير الإنتاج ماقيمته .......  جنيه وهكذا

2-  ويجب ان تكون التوقيعات على إذن الصرف معروفة لإمناء المخازن وأحياناً يتم تحديد أصناف معينة للمستويات الإدارية الأعلى

3-  تحديد الاحتياجات من الأصناف

- عند عدم وجود الصنف يمكن تحديد البدائل للجهات الطالبة فإن كان ذلك غير ممكن يتم تحديد الاحتياجات وإرسالها إلى إدارة المشتريات لتوفيرها

• طرق صرف الأصناف

1- الصرف عند الطلب  - باليد  -  بالبريد    -  شفاهتاً

 2- الصرف طبقاً لجداول الإنتاج

3- الصرف الدورى

4- الصرف على سبيل العهدة

5- الصرف للاستبدال

6- الصرف على سبيل الاستعارة

7- الصرف للعاملين مقابل ثمن معين

8- صرف الأصناف المخصصة

9- صرف الأصناف الرأسمالية

 10- إرسال البضاعة للخارج - خارج الشركة

 11- المنتجات تامة الصنع

12- الأصناف المطلوب إصلاحه

13- الصرف المجانى للعملاء (كعينات)

14- الصرف كهدايا

وتتم عمليات الصرف بعد التأكد من العمليات الأتيه

-  إخطار الشحن من المخزن (فى حالة شحن البضاعة إلى العملاء)

-  تحميل التكاليف (إلى الجهة المرسلة إليها البضاعة)

-  تنظيم عمليات الإرسال من المخازن وذلك فى حالة معدة لذلك

-  إجراءات الإرسال للخارج

-   تحديد توقيت الصرف

-   تحديد وسيلة النقل

-   تحديد أسلوب الشحن

-   نظام مراجعة الكميات والفواتير

• إجراءات التكويد

نظراً لتعدد الأصناف وتنوعها وصعوبة وضعها بدقة نلجأ إلى التكويد وذلك بوضع رموز وأرقام بدلاً من الوصف

ويكون التكويد فى المجالات الآتية

 المواد - الأجزاء - الأجزاء المشتراه  - المعدات -  قطع الغيار - العدة - أدوات - أدوات قياس - إنتاج تحت التشغيل

مواد تعبئة - خردة  -  مهمات عامة

 مزايا نظام التكويد

1-      تفادى التوصيف المعقد

2-      تحديد دقيق

3-      تفادى الأزدواج

4-      المساعدة فى التخطيط

5-      تدعيم فاعلية الشرا.

6-      توفير أساس للتسجيل والحسابات والتسعي.

7-      سهولة فى الصرف والإستلام والسحب

•  الرموز المستخدمة فى التكويد

1-      النظام الأبجدى(ج/ ص/ ع)

2-      النظام الرقمى (35/ 56 /08/12)

•  الطرق المتبعة للتكويد

1-      التكويد طبقاً لطبيعة الصنف (مواد خام - معادن - نحاس - ألومنيوم)

2-      التكويد طبقاً لطبيعة الاستخدام

3-      التكويد طبقاً لطبيعة الإدارات

4-      التكويد طبقاً لطبيعة رقم الصنف الأصلى المشترى من المورد

•  خصائص التكويد

1-      يغطى كافة الأصناف المخزنة

2-      ثبات الرموز المستخدمة

3-      يسمح بالتوسع المستقبلى

4-     كود واحد فقط لكل صنف

5-      سهولة فهمه

• إجراءات التصنيف

أولا : التصنيف طبقاً لعلاقة الصنف بعملية التصنيع

1- بالنسبة للأصناف المباشرة

-      مواد خام - وأجزاء

-       مواد نصف مصنعة

-       منتجات نهائية

2- بالنسبة للأصناف غير المباشرة

-       مواد صيانة مهمات

 ثانيا  : التصنيف حسب لائحة المخازن 

1- أصناف مستديمة

-       لا تفني بالاستعمال ويجب اعادتها بعد الاستغناء عنها مثل الاثاث والعدد والآلات وقطع الغيار

-       أصناف قابلة للاستهلاك

-       تفني تماما بالاستخدام مثل المواد الخام والوقود والأدوات الكتابية

-       أصناف غير صالحة للاستخدام  : تعتبر تالفة ولا يمكن إصلاحها مثل الحديد الخردة والملابس المستهلكة

والجلود التالفة

 ثالثا : التصنيف حسب حركة الأصناف أو تكرار شرائها

 أ- أصناف سريعة الحركة Fast

 ب-أصناف بطيئة الحركة Slow

ج- أصناف راكدة Nonmoving

 رابعا : التصنيف حسب قيمة استخدام الأصناف

 أ- مجموعة A   ( عددها 20% قيمتها قد تصل الى 80% )

 ب-مجموعة B   (عددها 25% قيمتها قد تصل الى 13% )

ج- مجموعة C    (عددها 55% قيمتها قد تصل الى 7% )

خامسا : التصنيف حسب سعر الوحدة 

أ- أصناف سعرها مرتفع High

ب- أصناف سعرها متوسط Medium

ج- أصناف سعرها منخفض Low

سادسا : التصنيف حسب أهمية الصنف للاستخدام

 أ- أصناف هامة وحيوية 

l ب- أصناف متوسطة الأهمية

 ج- أصناف قليلة الأهمية 

 سابعا : التصنيف حسب صعوبة الحصول علي الأصناف 

 أ- أصناف نادرة 

 ب- أصناف يصعب الحصول عليها 

 ج- أصناف يسهل الحصول عليها 

 ثامنا : التصنيف حسب مصادر التوريد

 أ- مصادر رسميه للتوريد 

 ب- مصادر عادية 

 ج- مصادر محلية 

 د- مصادر خارجية 

 تاسعا : التصنيف حسب موسمية الشراء 

 أ- أصناف موسمية 

 ب- أصناف غير موسمية 

 عاشرا : التصنيف المتداخل (المزدوج)

 مثال : التصنيف حسب قيمة الصنف والتصنيف حسب صعوبة الحصول عليه 

الخاتمه

يجب أن يتوافر فى  المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة وسوف نستكمل خلال مقالات قادمه موضوع المخزون الراكد وكيفية معالجته والتصرف به بمزيد من الشرح