المقدمه
فى المقاله السابقه قد تناولنا بالشرح الجزء الثالث من موضوع المخزون داخل المستودعات وكيفية معالجته والتصرف فيه حيث ذكرنا أن وظيفة التخزين هى الوظيفة المسئولة عن الاحتفاظ بالموجودات من المخزون بكميات مناسبة لحين طلبها فى مخازن أو مستودعات قريبة من جهة الاستخدام على أن يتوافر فى هذه المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة وخلال السطور القليله القادمه سوف نتناول الجزء الرابع من موضوع المخزون داخل المستودعات وكيفية معالجته والتصرف به بمزيد من الشرح
- أهمية التخطيط والرقابة على المخزون
- التخزين
يقصد به الاحتفاظ بكمية معينة من سلعة أو مادة خام لفترة زمنية متحملين تكاليف التخزين
ويمثل المخزون جزء من رأسمال المؤسسه يجب أن يقارن مع مجالات الاستثمار الأخرى
المتاحة والممكنة وبحيث تتخذ القرارات الاقتصادية المناسبه
- قيمة المخزون تتراوح بين 15-25% من راس المال المستثمر
- قيمة تكلفة التخزين تتراوح بين 17-24% من متوسط قيمة المخزون
- الأخطار التى تتعرض لها الشركة نتيجة زيادة المخزون
أ. رأس مال معطل كان يمكن استخدامه فى أوجه نشاط أخرى مربحة
ب. التضخم فى تكاليف مناولة المواد والاحتفاظ بها كمخزون وزيادة فرص التلف والضياع والسرقة والحريق والتقادم وزيادة الفائدة المدفوعة على رأس المال المستثمر فى هذه المواد وزيادة مصاريف التأمين
ج. تشغل المهمات الزائدة فى المخزون حيزا من الفراغ فى المخازن مما يعوق عمليات الصرف والاستلام بالإضافة إلى تكلفة الصيانة والجرد
د. أن تعطيل أموال الشركة فى المهمات والمعدات الزائدة أصبح عبئاً اقتصادياً يؤثر على السيولة النقدية للشركة
هـ. خسائر البيع والتصرف فى المخزون الزائد والراكد حيث يتم بيعه بقيمه أقل بكثير من القيمة الدفترية
و. ظهور إدارة الشركة أمام العاملين بمظهر الإسراف مما يشكل أخطاراً جسيمة على كفاءتهم وأعمالهم حيث أن الإدارة عادة هى القدوة الحسنة بالنسبة إلى العاملين
تعليق
- يجب على إدارة الشركة أن تراقب المخزون مع ملاحظة أن عملية المراقبة لا تنصب على مراقبة الكميات أو القيم للأصناف المخزونة فقط ولكنها تنصب على مراقبة مفردات الأصناف الموجودة بالمخازن حيث أنه قد يحدث أن يكون هناك تضخم فى المخزون الكلى من المواد مع وجود نقص معين فى كثير من المفردات النوعية
- الأسباب التى تؤدى إلى زيادة المخزون
أ. سوء التقدير والتخطيط لتوفير الاحتياجات وعدم استخدام الأساليب العلمية والمعادلات الرياضية وعدم مراعاة الحدود المختلفة للمخزون حيث أن لكل صنف بالمخزون الحدود الثلاثة الآتية :
1- الحد الأدنى - حد الخطر
- وهى الكمية التى يجب توافرها بالمخازن من صنف معين لمقابلة الطوارئ فى حالة عدم وصول الكميات المتعاقد عليها حسب السياسية المرسومة
- وهى عادة تقدر بما يعادل استهلاك "3 شهور" للصنف المشترى من السوق المحلى وتعادل استهلاك 4.5 شهراً للصنف المشترى من السوق الخارجى
2- حد الطلب
- وهى الكمية التى يجب توافرها فى المخازن من صنف معين وعندها يبدأ فى اتخاذ إجراءات الطلب والشراء للوصول برصيد الصنف إلى الحد الأقصى له ويقدر على أساس استهلاك "6 شهور" للصنف المشترى من السوق المحلى ويقدر على أساس استهلاك "9 شهور" للصنف المشترى من السوق الخارجى
3- الحد الأقصى
- وهو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخزون من الصنف الواحد
- وأى زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة فى المخزون
ب. عدم التنسيق بين الإدارات الطالبة للمهمات والإدارة المسئولة عن الشراء حيث يجب أن تحلل البيانات الواردة من كل إدارة طالبة للمهمات ويتم دراستها جيداً على خطط وبرامج الحصول على المهمات
ج. تعنت الإدارة الطالبة فى طلب المهمات بكميات أكثر من المطلوب وذلك لعدم الثقة فى جهاز توفير المستلزمات وخوفاً من الآثار المترتبة على عدم توفر المخزون
د. عدم مراجعة قوائم المهمات الزائدة عن الحاجة والراكدة والمستغنى عنها قبل عملية الشراء
هـ. التوقف عن استخدام منتج معين أو ماكينة معينة
و. التغيير فى التصميم أو المواصفات الفنية للأجهزة القائمة بالشركة
ز. وضع المهمات المخزنة فى مكان غير مناسب بالمخزن مما يؤدى إلى نسيانها وبالتالى شراء بدلاً منها
- صور وأشكال زيادة المخزون
أ. المهمات والمعدات الزائدة عن الحاجة
وهى المعدات والمهمات التى تزيد كمياتها عن الحد الأقصى ويمكن الاستفادة منها بالصرف خلال فترة زمنية معقولة يمكن تقديرها مع الإدارات الفنية ولا يتم تحويلها إلى الراكد والمستغنى عنه إلا وفق إجراءات تعتمد من السلطة المختصة بالشركة
ب. المهمات والمعدات الراكدة والفائضة
وهى الكميات التى لا يمكن استخدامها على المدى القريب وكذلك غير متوقع استخدامها خلال فترة زمنية مستقبلية مع الوضع فى الاعتبار أن هذه المهمات صالحة للاستعمال وجيدة ويمكن إعادة استخدامها فى غير أغراضها الأساسية بشكل اقتصادى
ج. المهمات والمعدات التالفة
وهى الأصناف التى تتغير مواصفاتها فى التخزين بسبب طول فترة تخزينها وبشكل يقلل من مواصفاتها الفنية بشكل لا يفقدها طبيعة استخدامها بحيث يمكن الاستفادة منها فى الإنتاج الأقل جودة أو بعد تحضيرات تؤدى إلى تقليل أثار التلف
د. العوادم
وهى الأصناف التى تفقد مواصفاتها بسبب طول فترة تخزينها مما يؤدى إلى عدم إمكانية الاستفادة منها فى الغرض الذى خزنت من أجله ويقتضى الأمر البحث عن عملاء لشرائها يعرفون لها استخدامات جديدة
- كيف يتم تشخيص زيادة المخزون والراكد والمستغنى عنه؟
يتم بتحليل ودراسة أرصدة بنود المخزون وذلك بالاسترشاد بالإحصاءات والبيانات المختلفة التى تصدرها الإدارة المسئولة عن المخزون ومعرفة الأنماط المختلفة للاستهلاك ودراسة معدلاتها وتحديد مستوى الحد الأقصى وحد الطلب والحد الأدنى والوقوف على البنود سريعة الحركة وكذا البنود بطيئة الحركة والبنود الإستراتيجية والعرض على المسئولين لمعرفة نقاط الضعف ومعالجتها فى الوقت المناسب لتحقيق المعدل الأمثل للمخزون
- كيف يمكن التخلص من المخزون الزائد عن الحاجة وكذا الراكد والمستغنى عنه؟
أ. استخدام هذه الأصناف كأصناف بديلة لغيرها محاولة لتنشيط استخدامها
ب. إذا لم يتم استخدامها كأصناف بديلة يتم عرضها بالبيع على الشركات الأخرى
ج. فى حالة عدم بيعها لشركات القطاع يتم عرضها على شركات القطاعات المماثلة
د. محاولة ردها للموردين إذا أمكن
هـ. يتم بيعها عن طريق المزادات مع مراعاة تسوية الموقف الجمركى لها قبل التصرف فيها
- توصيات للحد من المخزون الزائد والراكد والمستغنى عنه
أ. المراجعة المستمرة للأصناف المخزنة ومراقبة الحد الأدنى والحد الأقصى وفقاً للقواعد المخزنية السليمة
ب. وقف عملية الشراء لقطع الغيار للمعدات الجديدة إلا فى حالات معينة ونادرة
ج. فى حالة تعديل برامج التشغيل يجب أن يتم وقف توريد المهمات المتعاقد عليها لهذه البرامج
د. مراجعة طلبات الشراء الصادرة من الإدارات على قوائم المهمات الفائضة للتأكد من عدم وجود مهمات يعاد طلبها أو أن تحل محل المطلوب
هـ. التعاون المستمر بين العاملين فى إدارة المخزون والإدارة الفنية ومحاولة دراسة إمكانية استخدام المهمات فى عمليات أخرى ولو بكفاءة أقل أو بتكلفة أعلى
و. منح حوافز للعاملين فى مجال تنشيط المخزون الزائد والراكد
ز. يتم صرف حوافز للشركات المشترية للمعدات والمهمات الفائضة والمستغنى عنها
ح. إنشاء قاعدة بيانات للمخزون الزائد والراكد والمستغنى عنه
ط. اعتماد وظائف فى الهيكل التنظيمى للعاملين فى مجال التخطيط والرقابة على المخزون
ى. خلق لغة مشتركة من كافة شركات قطاع الشركه باستخدام رقم تصنيف واحد لسهولة إجراء الإحصاءات الدقيقة وكذا ربطه بشبكة موحدة على الحاسب الآلى بين كافة شركات المؤسسه
الخاتمه
وظيفة التخزين هى الوظيفة المسئولة عن الاحتفاظ بالموجودات من المخزون بكميات مناسبة لحين طلبها فى مخازن أو مستودعات قريبة من جهة الاستخدام على أن يتوافر فى هذه المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة